00341公文写作与处理复习资料

《公文写作与处理》复习资料

第一章公文

第一节公文概述

一、什么是公文

1、什么是公文？怎么样理解公文的基本含义？

答：公文，即公务文书，是国家机关及其它社会组织 在行使职权和实话管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

公文的这一基本含义，应从以下几个方面理解：

（1）、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。这些机关或组织都是依据宪法和有关法律、章程、决定建立起来的，是具有法定地位的。

（2）、公文形成的条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关与组织都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图。

（3）、公文是具有法定效力和规范体式的文书。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。

（4）、公文是进行公务活动的重要工具。任何一个机关、组织在日常的工作活动中都需要使用这一工具，以表达意图、办理公务、实施有效管理。

二、公文的产生与发展

1、公文的产生？

答：公文，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。它随着阶级、国家、文字的产生而产生，随着生产与管理活动的发展而不断发展的。千百年来，人们在社会的政治与经济活动中都要凭借文书这一工具进行彼此间的联系。这种联系，是人类社会向前发展的必要条件。

2、我国古代公文的产生与发展？（我国古代公文产生的条件与发展过程？）（试述我国古代公文产生的线索及演变?）

答：产生条件：我国是世界文明古国，有悠久的历史和古老的文化。在上古时期，我们的祖先就创造了“结绳记事”的方式，在共同劳动与共同生活中表达思想，相互联系。随着社会的不断进步和越来越复杂的生产与生活需要，又渐渐产生了表意与表声的原始刻写符号与文字。文字是语言的载体，文字的创造发明是人类文化演进的重要里程碑。有了文字、语言的书面形式才得以出现，临民治事的文书才能产生。

发展过程：（1）恩格斯把文字应用文献记录，即文书的出现当作人类文明的重要标志。

（2）在我国，文书的出现可上溯到夏、商、周三代。《周易·系辞》中说：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，而官以治，万民以察。”

（3）三千多年前商代后期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书，它是我国迄今发现的最早的文书档案。

（4）西周：设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏。这说明，在我国，作为国家管理工具的公务文书从它的产生到现在已有三四千年历史了。

（5）自商周战国期间长期汇集而成的《书》（汉初称之为《尚书》，即上古之书）。其中收集《汤诰》、《大诰》、《康诰》的告民众书；《甘誓》、《汤誓》、《牧誓》等誓词，命令如《文侯之命》等。《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本。

（6）秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期。秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行公文。

（7）汉代及稍后，又出现了“章”、“表”、“疏”、“议”、“启”等上行文；官府之间，平级官员之间的平行文种有“移书”、“关”、“刺”“咨”的使用；下行文则有“令、谕、制、教”等。

（8）辛亥革命以后，南京临时政府内务部在颁发新的公文程式中，规定的公文文种有：“令”、“咨”、“呈”、“示”、“状”五种。

（9）汉代以前，我国文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、缣帛等。其中竹木的使用延续娄朝。直至东晋末年，太尉桓玄下令公文统一用纸。

3、为什么说纸张的广泛使用是我国古代文书工作发展的重大突破？

答：（1）汉代以前，我国文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、缣帛等，这些载体材料所制成的文书，即不便于运转管理，也不便于保管，在一定程度上限制了文书工作的发展。

（2）公文用纸以后，大大方便了文书的撰制、处理与管理，同时也使公文的种类、名称以至内容、形式都越来越丰富多彩，从而极大地提高了文书工作效率。因些纸张作为公文载体广泛使用是我古代文书工作的重大突破。

三、文书、文件和公文

在机关日常工作活动中出现的文书、文件和公文这三个概念基本含义是一致的，都是公务文书。

（1）文书一词，最早见于西汉贾谊《新书·过秦（下）》。

（2）汉代以后，文书作为公文与案卷的含义才逐步被确定和沿用下来。

（3）“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。

（4）“文件”一词，大约在清代末年才出现。

第二节公文的特点与作用

一、公文的主要特点

1、公文的特点？

（1）公文有法定的作者。公文是由法定的作者制成和发布的。法定的作者，就是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或者代表机关组织的领导人。

（2）公文有法定的权威。公文可以代表机关发言，代表制发机关的法宝权威。因此，公文也就成为各级机关、组织开展工作的可靠依据。

（3）公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的现实效用，是制发机关的法定地位所赋予的。从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。

（4）公文有规范的体式。在党和国家有关部门发布的关于公文处理的一系列规范性文件中，对公文的体式作出了统一的规定，提出了统一的要求。

（5）公文有规定的处理程序。公文的制发，一般应经过起草、核稿、签发的程序，任何人不能违反公文办理程序擅自处理。

二、公文的作用

1、简述公文的作用？

答：（1）领导与指导作用。党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发公文来部署各项工作，传达自己的意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导和指导。

（2）行为规范作用。公文具有行为规范作用，这是公文本身所具有的强烈政治性与法定的权威性等特点赋予的，这些规范性公文一经发布，便成为全社会的行为规范，无论社会组织或个人都应当依照执行，不可违反。

（3）传递信息作用。公文是传递信息的重要渠道。党和政府的决策、方针、设想和意图等，常常是通过公文的传递而取得的。

（4）公务联系作用。各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。

（5）凭据记载作用。公文是机关公务活动的文字记录。既然每一份文件都反映了制发机关的意图，那么对受文机关来说，就可将文件作为安排工作、处理问题的依据。还有一些公文具有明显的记载作用，例如会议记录、传遍纪要、电话记录等。

第三节公文的分类与文种

一、公文的分类

1、分类目的是什么？

答：由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关公文处理工作有秩序、高效率地进行，就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手，对机关在日常工作中所使用的公文进行科学分类。这是人们认识公文这一事务并探求其科学规律的一种有效的方法。

2、常见的公文分类有哪些？

答：常见的公文分类，主要是从公文的来源、使用范围、行文关系、性质与作用、内容与特点等方面来划分的。

（1）按公文的来源来划分，可将一个机关的公文公为：对外文件，收来文件，内部文件。

（2）按公文的行文关系来划分，可分为：上行文、平行文和下行文

①上行文就是指下级机关、下级业务部分向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发出的公文，是自下而上的行文。

②平行文就是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。

③下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。

（3）按公文秘密程度和阅读范围来划分，可分为：秘密文件、普通文件、公布文件。国家秘密的密级分为“绝密、机密、秘密”三级。

（4）按公文的制发机关性质划分，可以分为：法律、法规文件、行政文件、党的文件。

（5）按公文内容的性质与作用来划分，可分为：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。

1指挥性公文：如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。

2规范性公文：如条例、规定、办法、细则、章程、规则等。

3报请性公文：如报告、请示等。

4知照性公文：如公报、公告、知照性通知、通报、函等。

5记录性公文：如会议记录，电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。（注意：会议记录，电话记录、大事记、值班日志是机关推行政务的应用文，而不是非法定性文，法定性公文只有：会议纪要。）

二、公文的文种（不考旧的，考最新的）

判断题题型：（1）公文的文种也就是每份公文的名称。如命令、决定、通知、章程、条例、计划、总结等都是公文的名称。

（2）一份公文的文并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。

（3）在1993年11月21日发布的《国家行政机关公文处理办法》中被取消的文种是：指令、决议和布告。（现在最新的是2012年公文写作的基本规范）

最新的公文文种（要考就考的）

1、2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）新规定中去掉了“指示”、“条例”、“规定”三个文种。

2、公文的种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。（这是党的部门，还有政府的最高部门要用的）

3、注重继承保留，文种数量相对减少。原《条例》（《中国共产党机关公文处理条例》）和原《办法》（《国家行政机关公文处理办法》）共18个文种；最终《条例？确定党政机关公文主要文种15个，去掉了“指示”、“条例”、“规定”。

4、原则上不区分党政机关文种适用对像。只有命令（令）、议案两个文种例外。

5、15个文种范围的变化。对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纪要等9个文种适用范围作出修改。

适用范围：

1决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

公报

4公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

5通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。

6意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

7通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

8通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

9报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。

10请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

11批复：适用于答复下级机关请示事项。

12议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会的请审议事项。（议案属于行政公文）

13函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

14纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

确定和使用公文的文种的依据？

答：（1）公文的文也就是每一份公文的名称。

（2）一份公文的文种并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。

（3）现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用公文文种，不能滥用。否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，影响公文的及时处理。

第二章公文写作

第一节公文写作概述（可再听一遍讲议）

一、公文写作是代机关立言

1、公文写作，指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。

2、公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程（201610考）。

起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。

讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。

★公文起草的组织可分为：

1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。

2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔（最普遍的基本组织形式）。

3）由起草小级共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文。

二、发挥公文效用  把好公文质量关

1、公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。

公文效用所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。

2、公文质量主要体现在公文的思想内容与文表达两个方面。

1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。

①政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。

②针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。

③科学性强：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。

2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

①结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要求主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。

②语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。

③行为规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。

三、机关领导要亲自动手撰写重要公文

我们党和国家历来十分重视公文的撰写工作。

公文是为机关立言，它代表了机关的政策水平、业务水平乃至整个领导水平。对于这样一项重要工作，必须加强领导，必要时领导人要亲自动手。

第二节 公文写作的特点和要求

一、★公文写作特点？

答：1）被动写作，遵命性强；2）对象明确，针对性强；3）集思文益，群体性强；

4）决策之作，政策性强；5）急迫之作，时限性强；6）讲究格式，规范性强。

二、★公文写作的基本要求？

答：1）要保证公文内容在政治上的正确性。2）要实事求是，在业务上符合客观规律。3）在文字表述上准确、鲜明、生动，答合语法与逻辑。4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。5）要注意选用书写的载体材料与字迹材料。

体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。

程序：交拟、起草、审核签发、印制、发出。尽量使用毛笔和钢笔，不要合用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水和其它低劣的墨水。

第三节公文写作的步骤与方法

（★1、公文写作的步骤与方法有哪些？

答：一）明确发文的主旨。它是公文的灵魂和统帅，因此，在动笔之前，先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的。

二）收集有关材料。材料的收集必须做到真实性、典型性、适用性、时效性。

三）拟出写作提纲。先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思。

四）认真起草正文。1）把握公文主题，选好用好材料；2）观点正确情况确实；3）内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见；4）文字表述要简练，交代问题要清楚。

五）反复检查修改。）

一、明确发文主旨

1、明确发文主旨通常包括哪些内容？

答：①公文的中心内容是什么 ；②根据公文内容，准备采用什么文种；③要明确公文发送范围和阅读对像；④明确发文的具体要求。

二、收集有关材料

①收集、阅读和研究有关的文件材料。

②深入下去，收集有关的实际材料。a.收集有关材料村求：真实、典型、适用、时效。

三、拟出写作提纲

先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思。

四、认真起草正文（导语、主体、结束语）

1.正文起草步骤：

（1）把握公文主题，选好用好材料；

（2）观点正确情况确实；

（3）内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见；

（4）文字表述要简练，交代问题要清楚。

五、反复检查修改

1.公文修改应从哪几个方面入手？

答：1.有关于主题的修改。对公文主题要进行全面审视，看主题思想是否鲜明，是否符合党和国家的方针政策和法律法规等。

2.关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。

3.关于材料的修改。材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。

4.关于结构的修改。修改公文的结构，包括公文总体结构的修正，起承转合的调整，层位置的改变，以及详略的更动等等。

5.关于语言的修改。从语言整体风格上看是否符合文种的表达需要，以达到语言准确、鲜明、精练、生动的要求。

第四节公文写作人员的修养

一、公文写作人员加强修养的重要性

1、简述公文写作人员加强修养的重要性？

答：1)公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作。公文写的好不好，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。公文写作的这种独特的地位和作用，决定了公文写作人员加强修养的重要性。

2)公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具和手段。因此，公文写作人员必须充分认识公文在国家管理活动中的重要作用，注意重公文写作的质量，公文质量是公文效用的基础，公文效用是公文质量的反映，二者密不可分，具有一致性。

二、★公文写作人员应具有的素质修养

1、公文写作人员应具有的素质修养有哪些？（考点）

答：1）政治素质好。就是要求公文写作人员必须具备较好的政治品质。

2）有一定的政策理论水平。公文写作是一项政策性、理论性都很强的工作，这就要求公文写作人员必须具备一定的政策理论水平。

3）熟悉业务和机关工作情况。好的公文写作人员，应该熟悉本职业务，熟悉机关工作情况。

4）有较宽的知识面。公文写作人员应当具有文博的知识，不仅要具有一定的社会科学知识和自然科学知识，还要紧紧围绕自己服务的单位部门和工作内容，熟悉业务和机关工作情况，努力拓宽知识面。

5）有较好的文字功底。在公文中，宜事说理，表情达意都需借助于文字才能发挥效用。好的公文，应该主题鲜明、观点正确、论证合理，论据充分，使人一读就懂，一听就明，便天理解执行。

三、公文写作人员加强修养的途经（考点）

1、公文写作人员加强修养的途经有哪些？

答：1）与时俱进、勇于创新。不断学习、不断实践、不断提高、不断创新。

2）博览群书、增长知识。要勤于、勇于、善于向书本学习。

3）深入实践、勤学苦练。勤学苦练、锲而不舍、持之以恒。

第三章公文的体式与稿本

第一节公文的体式

一、公文体式概述

1、公文体式的含义与作用？

答：公文的体式:是指公文的文体、结构要素及在格式上的安排。

公文体式作用：主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。

二、公文的文体（即文种）

公文的文体，是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和主体特征。

公文文体与一般的应用文体不同，在表达方式和语言运用上有它自身的特点。

（1）公文的表达方式。表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志（或称因素）；在公文写作中兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，作为机关工作工具的公文一般不使用描写和抒情。

（2）公文的语言特点。语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以，公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。

1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。主要有叙述、议论、说明。

1）叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事，指令性文件较少采用叙事外其他如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。（★公文叙事与一般记叙文的不同：1.公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。2.主要是顺叙。3.在叙述的同进，可恰当地运用倒叙、分叙等方法。）

2）说明，是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解读清楚。说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。（说明的主要方法有：1.定义说明，指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。2.注释说明，指对事物的性关、特征、成因等作简要的注释。3.比较说明，指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。4.数字说明，指用确切的数字来说明事物。5.举例说明，指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说明的方法。6.图表说明。7.引用说明。8.分析说明。）

3）议论，是议事说明把道理说清楚。（议论的要素：1.论点，又叫论题或观点，是议论的核心。2.论据，是证明论眯真实性的根据。3.论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。论点、论据、论证三者间的关系：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题---是议论的核心；论据是基础，回答“用什么证明”的问题。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规；论证沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。）

2、公文的语言特点

1）准确：是公文语言的主要特征和基本要求。

2）简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。在公文写作中，做到语言简明，决非易事。要写得简短明白，既需要一定的思想理论水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，还要有较高的文字修养。在此基本上，方能做到叙述平直，说明扼要，逻辑严密，议论精当。要力戒空话、套话，不要使用一些生僻的词语。

3）庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。

4）得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对像产生与行文目的一致的心理效应。

得体的基本要求：是适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸；是要恰当运用公文的专用语。（多选）

3、公文中的常见词语的运用

1）公文的特定用语。它言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。

包括：1.开端用语—用于表示行文目的、依据与原因的。如：为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。

2.引叙用语——在引叙来文（电）时使用，如：现接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。

3.经办用语——表示工作办理的时间及过程的。如：业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。

4.称谓用语——是用以表示不同人称的。如：我局、你局、贵局、本局、该局（公司、厂、处……）等。

5.期请用语——用来表示请求与期望。如：拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。

6.表态用语——用来对来文表明态度的。如：同意、照办、可行、拟同意、不同意，不可、不妥、请核查等。

7.综合用语——是对所叙述的情况进行综合使用的。如：如上所述、综上所述、上述、总之等。

8.过渡用语——是在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用。如：为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。

9.谦敬用语，如敬请、恭请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣幸、不胜感激等。

10.结尾用语，如：此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、特此批复、请遵照办理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。

2）公文的惯用语。指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫”、“吃大锅饭”等。

3）缩略语，是由较长的词语缩短省略而成的，如“一国两制”、“三个代表”、“政协”等。

4）成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。如：“凤毛麟角”、“废寝忘食”。

5）引用语，是指写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题。

①引用名人名言；②引用古书上现成语句；③引用党和国家领导机关重要文件中的语句。

★1、试述公文的表达方式及其应用？

答：表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志（或称因素）；在公文写作中兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，作为机关工作工具的公文一般不使用描写和抒情。

公文写作运用说明、叙述、议论的表达方式各有特点。分述如下：

1.关于说明。说明是公文写作中最常用、最主要的表达方式。不仅规范性公文、商品说明书主要采用说明的方式，其他如命令、批复、指示、通知等大都直接陈述领导机关的意图、要求与措施，也多以说明为主；公告、通告旨在公布要求与措施，也以说明为主；报告、请示中的条款行文也离不开说明。此外，说明还常与叙述、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及的人与事作必要的介绍，为议论作必要的解说与阐释。或作为论据的主要表达方式。

2.关于叙述。叙述是对人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说与交代。包括写“人”和写“事”两个方面。在公文写作中，一般不专门写人，而是以叙事为主。除计划性、规范性文件一般不采用叙事和指令性文件较少采用叙事外，其他文件如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要等都必须以叙事为基础。

3.关于议论。议论，就是议事说理，是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或处理措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。在公文写作中，就大多数文种而言，议论不是贯通全文的主要表达方法，而是从属于叙述和说明的一种方法。

2、试述公文的语言特点？

答：语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以公文运用语言应该当做到准确、简明、庄重、得体。

1.准确。公文的内容必须用准确的语言来表达，以保证理解和执行的准确性，它即包括思路的清晰也包括字、词、句的精心选择和反复推敲。

2.简明。简明就是用最少的文字表达尽可能多的内容，要做到简短明了，逻辑严密，议论精当，力戒空话、套话。

3.庄重。是指公文用语必须讲究庄严、郑重，这是由公文的严肃性、法定权威性和行政约束力决定的。即要求使用规范的书面语言，注意雅语、敬语的运用。

3、在公文语言的运用上怎么苏我对他到得体？

答：得体就是指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。

得体的基本要求包括：①是适应行文的语体风格；②是要分清上下级关系，掌握好分寸；③是要恰当运用公文的专用语。

第二节公文的构成要素与方面格式

一、公文的构成要素（公文的组成部分）

1、公文的构成要素有哪些？

答：公文的构成要素，由发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等构成，它是由党和国家有关部门颁布的规范性文件所规定的。

二、公文的书面格式

公文的书面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。——是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。

《国家行政机关公文格式》将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

★公文的眉首部分包括：

1）公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）。《办法》和《条例》都规定带有密级公文要编制份数序号。编制份数序号一般用6位（不得少于两位）阿拉伯数码，位置：位于版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐。

2）秘密等级和保密期限，秘密等级是标识公文秘密程度的一种标志。分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应当标明密级。标注方法：是在密级与期限中间加“★”，如“秘密★六个月”、“机密★五年”、“绝密★长期”、“机密★”等。

公文密级的位置：位于文件首页公文版头右上角第一行，用宋体3号黑色体字标注，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。

保密时限：一般分一年以内，一年及一年以上，长期和期限不作标注，凡期限不作标注的可按二十年认定。

绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。

秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。

3）紧急程度，是对公文送达和办理的时间限度。（包括：特急和急件，电报分为：特提、特急、加急、平急。标明紧急程度的位置在文件首页文头右上角。需要与密级同时使用的，紧急程度置于密级之下，上下对齐。限时送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。

4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的固定版式的发文机关标识。

位置：发文机关标识（即版头又称文头）大字居中套红印在文件首页上端，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选用小标宋体字。使用这种套红版头的文件，通常称之为“红头文件”。党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。

5）发文字号  指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、年份（加辩解括号〔〕）和序号组成。

★发文字号作用：1）统计发文的数量，便于公文管理；2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。

编排发文字号要力求准确、稳固、系统。

位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第×号”。

6）签发人   在上报的公文中才出现的，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文负责。一般供上行文使用，位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行。

★公文的主体部分

1）公文标题，①由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置：应于红色横线之下，分1行或多行居中排列。

省略情况：1.省略公文机关名称（下行文可省，上行文不可以省）；2.省略事由的；3.机关名称和事由同时省略的。

②公文标题的书写位置 应位于红色横线之下，分1行或多行居中排列。一般说来，公文标题要尽量简短，不要占的行数太多，对那些较长的标题则要动些脑筋，先要把标题的意思搞懂，回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当；做到既有美感，又要避免产生异议，然后再决定如何断行，不要草率从事。（只有规章以上的文才可用书名号，其它不可用。）

2）主送机关，是指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关公文的主送机关一定要选准，这是公文发出去能否得到及时处理的一个关键问题。因为任何一个机关的发文，都是为了公务活动的需要，公文中的事项或问题都要靠对方机关来处理或答复，这是公文的现实效用性所决定的。如果将主送机关的名称定错了，该送的没送，或者将不该送的也送了，就会造成责任不明，意见不一，或相经推诿，无人过问，以致贻误工作。

〔1.选定公文的主送机关一般有哪几种？

答：①上级领导机关对下级发出的公文，其所属下级机关单位都负有贯彻执行的责任。除批复外，一般的下行公文都有两个以上的主送机关。而且级别愈高的机关的发文，其主送机关的覆盖面愈大。

②下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行公文，不管内容如何重要，牵涉面如何广泛，在一般情况下都只有一个具体的主送机关，不得多头主送。（不得向领导机关的个人来行文。）

③直接向社会发布的公文，（在这种情况下公文的主送机关就没有必要再写了）。主送机关的位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。〕

3）正文   是公文的主体部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。

正文可分为：①导语（导语写作有：1.依据式，简要说明发文的根据，常用语有“根据”、“按照”、“遵照”等。2.目的式，开宗明义说明发文的目的，常用语有“为”、“为了”等。3.原因式，简要地说明发文的原因，常用简洁的语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头。）

②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。

正文主体一般要求：（正文当中的数字除了成语，都用阿拉伯数字表达，数字不可回行。）1.内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2.所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切实可行；3.内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4.文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5.公文中的数字年份均不能回行。

③结束语，就是正文的结尾。

4）附件，公文如有附件，应在正文下一行加以标识，用以说明附属在公文正件之后的有关材料的名称及件数。附件是相对公文正件而言的。

公文附件的形式一般有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，

5）成文时间，指公文形成的时间，是公文的一项重要内容。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全—用汉字）

位置：公文的成文时间应标注在发文机关署名下方，不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。

注意事项：

（1）一般情况下，以领导人签发日期为准。（2）经会议讨论通过的公文，以会议通过的时间为准。并加括号哪怕给你在公文标题的正下方。（3）法规、规章类公文以批准时间为准。（4）两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准。（5）一般的日常事务性公言文，如涉及具体事项的通知、通告、简报、函等的成文时间以它他们印发时间为准。

〔2.简述公文成文时间的确定方法。

答：公文的成文时间：（1）一般情况下，以领导人签发日期为准。（2）经会议讨论通过的公文，以会议通过的时间为准。并加括号哪怕给你在公文标题的正下方。（3）法规、规章类公文以批准时间为准。（4）两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准。（5）一般的日常事务性公言文，如涉及具体事项的通知、通告、简报、函等的成文时间以它他们印发时间为准。〕

6）公文的生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。1.单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识。）2.联合行文印章。3.关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明，采取调整行距、字距的措施加以解决。

7）附注，是对公文的发放范围，使用时间需注意的事项加以说明。附注应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。

★公文版记部分

1）主题词，指能够准确表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词词组。

位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写，最多不超过五个主题词。（已取消不考）

1、抄送机关，是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

抄送机关要掌握的原则：1.抄送要限于同文件内容有关、需要对方知晓或协助的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。2.向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。3.向下级机关的重要行为，可抄送直接上级机关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。4.一般情况下，下机机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被越过的上级机关。5.受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。

抄送机关位置：抄送机关标注在主题词下1行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关之间用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。

2、印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等。

位置：(印发机关和印发说明)位于抄送机关之下占1行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。

印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。

印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。

印制人数：是该份文件所印的数量。

（判断说明或单选题）注意：翻印文件的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。版记部分一双称“文尾”置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。

2、如何正确理解“版记”的特定含义与保持公文书面格式完整性之间的关系？

答：置于主题词之下的各要素统称版记。版记的特点是位置要依公文主题的构成而定。《格式》规定，版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。这样眉首与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以准确认定公文是否完整。一份完整的公文，眉首、主体、版记三部分缺一不可。

三、公文的特定格式

1）信函格式

2）命令格式

3）会议纪要格式

第三节公文的排版形式与装订要求

一、公文的排版形式

公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。包括：公文版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。

公文排版的有关问题：

1）公文用纸尺寸与规格。国际A4纸，长297mm、宽210mm。

2）公文的书写形式。一律采用从上至下、自左向右横写横排。（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。

多层次结构的标识方法：

第一级用：一、二、三……；第二级用：（一）、（二）、（三）……；第三级用：1、2、3、……；第四级用：（1）、（2）、（3）、……。（序号“一”后面不要标点符号直接正文）

3）字体字号的选用。一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。

发文机关标识使用小标宋体字，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋体；签发人姓名用3号楷体。

4）排版规格。正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。

5）制版要求。版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不超过一毫米。

6）印刷要求。双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。

二、公文装订要求

对公文提出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。《国家行政机关公文格式》（简称《格式》）规定：a.公文应在左侧装订、不掉页。b.包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。c.无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固。d.后背不可散页明订。e.裁切成品尺寸齐整，四角成90度，无毛茬或缺损。

第四节公文的稿本

一、公文的稿本

公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。

1、草稿是指内空和文字表述都不未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。草稿的特点：尚未定型、非正式、无效力。

文稿的分类

按修改次数可分为：初稿、二稿、三稿等

按照作用和形成特点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。

2、定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿，是机关制发文件的唯一可靠的标准稿本。

定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过定稿有会议批准通过的情况的记载。

二、公文的文本（正本副本可能会考）

公文文本按不同用途可分为：

1）正本。根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。

正本的特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力。

2）副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。

副本的作用：主要代替正本供传阅、参考和备查使用。

3）存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印刷本。特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。

存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。

4）修订本。是对已经发布生效的文件，在实行一段时期后，文件中的某些内容已不短命当前的情况需要进行修改补充的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。

5）试行本、暂行本。文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。大多用于一些法、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。（单选）

6）各种文字文本。包括两层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本。二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。

第四章公文的行文规范（重点章课后思考题全!）

第一节公文的行文关系

1、公文的行文规范的意义？

答：为了充分发挥这些公文的现实效用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行文，以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行，从而维护机关工作的正常秩序，提高机关的办事效率。

2、什么是公文的行文规范？它包括哪几个方面？

答：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。

公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。

3、什么是公文的行文关系？确定行文关系的基本原则是什么？

答：公文的行文关系。是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的机关之间的文件授受关系。

确定行文关系的基本原则是：

1）国家行政机关的隶属关系和职权范围。2）党的各级机关的隶属关系和职权范围。

一、确定行文关系的基本原则

1）国家行政机关的隶属关系和职权范围。

2）党的各级机关的隶属关系和职权范围。

二、机关之间行文关系的划分

1、怎样划分机关之间的行文关系？

★答：党政机关的行文关系从隶属关系和职权范围可以划分为：

1）同一系统的机关，既有上级领导机关又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。——使用“上行文”“下行文”

2）上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。——使用“上行文”“下行文”

3）非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。——使用“平行文”

4）同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。——使用“平行文”

（一）、什么是机关之间的领导与被领导关系？试举两个以上的例子来说明。

答：同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。例如，党的系统：党中央与各省、自治区、直辖市党委；各省、自治区、直辖市党委与所属的各地、市、州、区（县）党委。政府系统：国务院与各省、自治区、直辖市人民政府；各省、自治区、直辖市人民政府与所属的各市、州、区（县）人民政府。

第二节公文的行文方向与方式

1、简述公文的行文方向与方式。

★答：根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向。

行文方式根据机关工作的需要分为：上行文、下行文、平行文

（1）下行文  是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。

根据发言语不同目的和要求分为：

1.逐级下行文。是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。

2.多级下行文。是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。

3.直达基层组织和群众的下行文。是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种地文方式。

（2）上行文  是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管总站的一种行文。

根据发文机关的实际工作需要分为：

1.逐级上行文。是指下级机关直接和所属上级领导机关的一种行文方式。是上行文中最基本、最常用的一种方式。

2.多级上行文。是指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级领导机关的一种行文方式。

3.越级上行文。是指在非常必要的警方和我，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。

（3）平行文  是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的和种行文。

平行文可以在不分系统、级别、地区的党、政、军机关以及社会团体、企业、事业单位之间使用。

2、为什么说逐级上行文是上行文中最基本、最常用的一种方式？（判断说明）

答：逐级上行文就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本、最常用的一种方式。在正常情况下，下级机关一般都应当采取这种逐级行言语的方式向所属上级领导机关请示和报告工作，以保证正常的领导关系和业务工作关系。

第三节公文的行文规则

行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。

1、行文规则的主要内容有哪些？

★答：行文规则的主要内容有：

1）注意隶属关系尊重机关职权。2）大力精减文件，严格控制发文数量和范围。3）一般情况下党政机关不得越级行文。4）牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文。5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关。6）主送机关与公文种要相互响应。7）关于联合行文的问题。不同级别的机关不能联合行文。8）关于“请示”的行文问题。请示的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关。9）关于各级党政机关的办公厅（室）的行文问题，必须把握发职权范围和授权范围。

10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。

2、简述行文关系与发文范围之间的关系。(P107-108)

答：各级机关的行文都必须本着精减的原则，严格控制发文的数量和范围。上级机关对其所隶属的下级机关有权行文，而不是对其所属的机关都一定要每文必发，按级别确定发文范围，行文关系和发文范围，可以发文和每文必发是有区别的。

3、为什么说一般情况下党政机关不得越级行文？（P108）

答：①党政机关要严格控制越级行文，除非确有特殊情况，一般以不越级为宜，以免打乱正常的领导隶属关系和工作业务联系。下级机关如果抛开直接上级机关越级向上行方，就可能使直接上级机关的工作陷入被动，或者造成公文往返传递延误时间。

②同样,上级机关或业务主管部门向下级行文,一般也要按照直接的隶属关系而不应当越级,这样上下级机关或业务部门之间就可以及时沟通情况,以免造成工作上的脱节。

4、为什么说牵涉到几个部门的问题要先协商一致或经上级裁决后才能向下行文？

答：在机关工作中，有些问题往往牵涉到几个部门，尤其在当前革经济体制和转变政府职能的新形势下，对某些问题的决定可能影响到某些部门的利益或增加某些部门的工作难度。这就要从全局整体利益出发，经过有关方面充分协商。如果意见未协商一致，就匆匆忙忙各自向下发文件，把不同的意见捅下去，会使下级单位无所适从。如部门擅自行文，上级机关有权责令纠正或下令撤销。

5、简述公文的主送机关与公文名称之间的关系。

答：一份公文的文种要与该份公文的主送机关相互呼应。主送机关是直属上级领导机关的，其行文可使用“请示”、“报告”等上行文种；主送机关是直属下级机关的，其行文可使用通知、通报、命令、指示、决定、批复等下行文公文文种；主送机关是同级机关或不相隶属、不同级别的机关，一般只用平行文“函”的公文文种。如果公文文种与主送机关搭配不当，也会出现行文关系上的混乱。

6、联合行文要注意哪些问题？（简述联合行文的注意事项。）

答：一般来说，同级机关、部门或单位可以联合行文。

联合行文要注意的问题：

（1）联合行文的各机关或部门必须是同级的，不同级别的机关或部门不能联合行文。（2）联合行文对于共同贯彻执行有关方针、政策或兴办某些事业是非常有利的。（3）几个平行机关或部门联合行文，应将相对应的各机关都列为主送机关，以便于公同处理或贯彻执行。（4）联合行文应当确有必要，且单位不宜过多。

7、各级党政机关办公厅（室）的行文如何把握好职权范围和授权范围？

答：各级党政机关的办公厅（室）向下直接行文，必须把握好职权范围和授权范围。

（1）各级党政机关的办公厅（室）是各级党政机关的办事机构 ，党政机关的一些文件，常常以办公厅（室）的名义发文，要求下一级党政机关或有关部门贯彻执行，这是办公厅（室）的工作职责。

（2）办公厅（室）虽然有代表它所隶属的党政机关直接向下发文的权力，但它毕竟不是党政机关本身，而党政机关的办事机构，只限于它的职权范围内的文件和经它所隶属的党政领导机关授权的文件。

（3）在自己的职权范围内行文和按照授权的范围内行文有着不同的要求，因而在文字表达上也就有所区别。

（4）同是授权办公厅（室）名义下发的文件，对授权机关或领导人要在文件开头加以说明。

（一）机关控制发文应当采取哪些有效措施？(P113补)

答：各类各级机关必须认真地精减文件，做到可发可不发的文件坚决不发；凡是在本机关职权范围的工作就应果断处理不要事事请示；凡是可用电话或面谈洽办的事，不要再发文件。只有这样才能有效地克服官僚主义和文牍主义，提高机关工作效率。

（二）简述我国党政机关确定行文关系的基本准则。(P113补)

答：（1）我国各级行政机关行文关系的基本准则是：地方各级人民政府服从国务院；（2）我国各级党组织的行文关系的基本准则是：下级服从上级；全党服从中央。

（三）论述，谈谈对“大力精减文件，严格控制发文数量和范围”的理解？（P107）

答：1.各级机关的行文都必须本着精减的原则，严格控制发文的数量和范围。2.有的同志认为，《办法》和《条例》都规定，党政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定。因此，上级机关对其所属的下级机关都可以行文；这样理解发文范围是不全面的，它也是造成发文范围过大的原因之一。行文关系和发文范围，可以发文和每文必发是有区别的。上级机关有权对其所属的下级机关行文，但文件内容与受文单位无关，则不发文，以减轻下级机关的工作量。3.公文是机关工作的工具制发文件是为了实现有效领导，提高工作效率和质量，应当按照公文的内容确定发文范围。4.在具体工作中，要防止简单地照抄照转的层层转发文件的问题，还要防止“一文多发”，重复发文的现象发生。这样作法既可以减少发文的数量，节省开支，降低机关办事成本，又可以消除各级领导同志的案牍之苦，有助于克服官僚主义，提高办事效率。

第五章机关法定公文的写作（上）

公文文种                         党的机关公文与国家行政机关公文比较

（2012最新版《党的公文处理条例》去掉了：指示、条例、规定；会议纪要改为了纪要。）

第一节命令（令）

一、命令（令）概述

1、命令（令）：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。（党的部门不能发布命令，因为它是政治领导，思想领导）

2、适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。（ 《办法》 ）

3、哪些领导机关有权发布命令？

答：（1）中华人民共和国主席；（2）国务院；（3）国务院所属各部、各委员会；（4）县级以上各级人民政府；（5）乡、民族乡、镇的人民政府。

二、★命令的特点？

1）权威性

①主体：乡以上级别的国家权力机关的执行机关。

②内容：具有不可更改性。

2）指挥性

3）强制性

三、命令（令）的类型

1、最常用的命令（令）类型有哪些？

答：1）公布令：也可称发布令或颁布令，适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。

2）行政令：是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。

3）嘉奖令：是领导机关为奖励有突出贡献的人或集体而发布的命令。还有任免令、动员令、戒严令、通辑令、特赦令。

四、命令（令）的写作

★命令的写作要求：

1）必须根据宪法法律规定的权限范围发布命令。2）要注意各类型命令的共同点不同点。3）语言要准确、凝炼、庄重、有力。

命令的内容单一，一般一文一事，篇幅都比较短。

命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。

1、标题一般可以：1.发文机关加事由+文种。2.发文机关（或领导人职务）+文种。

2、编号方法：一种是单独编号（中央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府）。

（正文）3、各类命令（令）的写法：

①公布令写法：要说明公布什么法规，什么机关什么时候通过，什么时间开始施行。必须把法规全文放在命令之后同时公布。

②行政令写法：正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。

③嘉奖令写法：正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。

★(一)、行政令正文的写法：

1）一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。

2）命令原由放在正文开头，用一两句话说明发布此命令的必要和重要性。

3）命令事项是行政令的主要部分，应把要做什么不能做什么交待清楚，常用分条例列举，使行文清晰。

4）执行要求放在正文最后，说明执行命令过程中的特殊要求，有时还说明奖惩措施。可单独成段也可作为命令事项的最后一项例出。

5）、成文日期写法（书上没有）

①如果是通过会议决定的，以会议通过的那一天为成文日期；②如果是发布性的命令，可以以发布者（国家领导人）发布的那一天做为成文日期；③如果是法规性的可以以法规通过的那一天为成文日期。

★(二)、嘉奖令正文的写法：

嘉奖令的正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。

（1）先进事迹应放在正文的最前面，扼要清晰地说明受嘉奖人最主要的功绩，以证明此人确实值得嘉奖。

（2）嘉奖内容说明给予受嘉奖人怎样的鼓励，如授予荣誉称号、晋职、晋级、给予物质奖励等。

（3）号召部分表达发布命令者对于有关人员的期望，一般应具体指出要向受嘉奖人学习什么，不可泛泛地叫几句口号。

（一）命令的权威性主要体现在哪些方面？

答：命令（令）的权威性主要表现在两个方面：（1）发布命令的必须是具有乡以上级别的国家权力机关的执行机关，不具备这一级别，或不是执行机关，都无权发布命令；（2）是命令的内容重要且具有不可更改性，处理一般性的公务不宜使用命令这一文种，命令一旦发出，非十分特殊的情况，不能轻易更改，“朝令夕改”是工作的大忌。

第二节议案

一、议案概述

1、议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。

2、适用范围：是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。可以提出议案的是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。

二、议案的特点

1、议案的特点主要有哪些？（单选或多选）

答：1）行文关系及办理程序的法定性；2）行文内容的单一必和可行性。①议案内容必须单一，一个议案提请审议一个事项。②提交会议审议的事项，必须是成熟的、可以实施的。

三、议案的类型

1）由职能机构提出的议案（职能机构：主要指国家权力机构的办事或执行机构。如全国人大主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院等可以提出。）

2）由人民代表提出的议案指

四、议案写作注意事项

1、简述议案写作应注意的问题。

答：1）提出的问题重要且已具务解决的条件。

2）要注意提出的权限和时限。

3）要注意行文格式和办理程序。

议案的标题：由提议安人、议案内容、文种三部分组成，中间一般要加“提请审议”、“提请审议批准”、“提请审议决定”等字样。

议案正文：要说明提出议案的理由及具体内容。

议案的签署：提案人可以是机关，也可以是机关首脑。议案的办理运作程序和一般公文有所不同，所以议案没有发文号。

议案审议表格：一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。

☆2、简述议案与提案的区别。

答：“议案”曾均称为“提案”，直到1983年第五届全国人民代表大会第五次会议以后，才把“提案”改为“议案”。①“议案”是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的封建议性公文。可以提议案的是国家权力机关的机构及人员以及人民代表。议案是一种特殊的公文，它是供各级人民代表大会和各级人民代表大会常务委员会在开会期间审议使用的一种书面文件。②“提案”是指提请机关或一定组织 的会议讨论、处理的意见或建议的文书，通常由出席会议的代表或法律、章程规定的有关机关或个人把下级组织、单位或群众的意见或建议，用书面形式写出并提交给会议审议。提案一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。

第三节决定  决议

一、决定

1、决定：是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。适用：对于重要事项或者重大行动作出决策和安排。

2、决定的特点

答：1）内容重要；2）政策性强；3）有约束力。

3、决定的类型？

答：1）指挥型。对重要事项和重大行动作出决策或部署，其特点是影响大，指挥和导向作用明显。

2）个案型。对某些性质重要、影响较大的个人或事件作出决定，目的是引起注意或警惕，扩大正面影响，缩小消极影响。

3）知照型。有些事情比较重要，需要让大家知道，用决定的形式公布只是“广而告之”的意思，并不需要大家都去实施。

★二、决定的写作方法

1、决定的具体写作方法有哪些内容？

答：1）决定的标题，由决定机构、事由、文种构成，在标题下面用括号标出决定日期，有的还标明由什么会议通过。

2）决定的正文，三种类型的决定写法不同：

①指挥型的决定。一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。写作时要注意做到决定理由充分，决定事项清楚，执行要求明确。指挥型决定因为涉及下级和有关群众的实践活动，波及面大，所以作决定时一定要慎之又慎，不能违背党和国家的方针政策、法律、法规，写作时要注意体现这一要求。

②个案型的决定。一般由个案事实分析（即决定理由）、决定事项、期望要求三部分组成。针对个案做决定，主要目的是扩大影响，让群众学习榜样，警惕错误，所以事实分析要清楚，期望要求要具体。

③知照型的决定。正文写作较简单，把需要“广而告之”的决定事项例出就行，决定根据或理由，可不说，有的需说明一下。

3）决定的文字要准确、鲜明、简洁以便领会执行。

（1）决定有哪几种类型的写法？（多选）

答：决定有三种类型的写法，具体如下：

1.指挥型的决定，一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。

2.个案型的决定，一般由个案事实分析（即决定理由）、决定事项、期望要求三部分组成。

3.知照型的决定，只要把需要“广而告之”的决定事项一一列出就可以了。

二、决议

决议：是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指挥性公文。

适用：决议，用于经会议讨论通过的重大决策事项。

★1、决议的特点？

答：1）表达群众意志。2）有权威性和约束力。适用：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

★2、决议的类型？

答：1）决策部署型，是重要问题经过会议充分研究讨论的作出的决议，内容多半是分析问题的性质，提出解决问题的办法，部署今后的行动。

2）结果公布型，是重要会议往往通过一系列决议，有些决议需要公布于众，这些决议有的简单，只要说明会议通过了什么就可以了；有的详细，还要说明会议对事项的看法等。

三、决定和决议的异同

★1、试述决定和决议的异同。

答：相同之处：1）决议和决定都是下行的指挥性公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策；2）在文字表述方面，风格也一致，都要求准确、鲜明、简洁。

决议和决定的不同之处在于：

1.形成的程序不完全一样。决议必须由会议通过，而决定 可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。

2.内容的范围不尽相同。决议多半针对全局性问题作出决策，决定既可解决全局性问题，也可以解决具体事项。

3.发布形式略有不同。决议以会议名称发布，决定也可以会议名称发布，但多半以机关名称发布。

2、简答决定在党的机关和国家行政机关的适用范围。

答：《条例》（即《中国共产党机关公文处理条例》）规定，决定在党的机关适用于对重要事项作出决策和安排。《办法》（即《国家行政机关公文处理办法》）规定，决定在行政机关适用于对重要或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

第四节指示  意见

一、指示

指示是上级机关对下级机关指导工作的公文。（2012年新版规，只是用于党的公文，政府部门不在应用了）

《条列》规定：“指示用于对下级机关布置工作，指出开展工作的原则和要求。”

★指示的特点：1）针对性。2）原则性。

★指示的类型：

按照指示内容涉及的范围，可分：1）涉及全局问题，带普遍性的指示。2）涉及局部问题，带有特殊性的指示。

★指示的写作：

1）指示标题由发文单位、事由、文种三部分组成。（如工作特别紧急，则可用“紧急指示”。）

2）指示 正文一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。指示根据包括理论根据、政策根据、现实根据等文字要精练扼要，突出主要根据，指示事项和执行要求要写得具体明白，使下级能正确领会、方面执行。总的来说，指示的写作，要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰。

二、意见

意见是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。

1、意见的类型。意见都是对重要事项发表见解，但由于发表见解机构地位的不同，因而意见的类型也有两种。1）直接指导性。2）批转执行型。

〔一、意见有哪几种类型？

答：意见都是对重要事项发表见解，但由于发表见解机构地位的不同，因而意见的类型也有两种：

1）直接指导型。领导机关直接对重要问题发表意见，用以指导下级的工作，其性质相当于“指示”。

2）批转执行型。即“意见”是由职能部门提出，经领导机关同意，批转或转发各下级部门执行。〕

2、意见的写作。注意内容的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表述条理要清晰，

1）意见标题。一般也是发文单位加事由加文种，但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见“全文附在后面。

2）意见的正文。一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实根据。后面部分则是对工作的具体要求及实施原则、步骤、方法等。意见的内容，要原则而不空洞，具体而不琐细，要让下级知道该怎么做，但又不致束缚下级的创造性。

第六章机关法定公文的写作（中）

第五节 公告 通告 公报

一、公告、通告

1、公告中、通告概述

公告中，是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告，是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。

2、★公告通告的（共同）特点和差异？

答：1）发布的公开性，内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。差异在发布的范围不相同，公告涉及范围广通常通过新闻媒体向全世界发布；通告的范围小，可通过新闻媒体发布，也可只在一定范围内张贴公布。

2）事项的重要性，公告和通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公告、通告的形式发布。一般公告公布的，都比较重大的事情；通告公布的，则次于公告。

3）操作的严肃性，公告由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人民代表大会批准，一般机关团体不得随意发布公告。公告和通告均内容重要而涉及面广，因而操作时必须严肃，要严格按章办事。

3、公告和通告的类型有哪些？

答：按其内容的性质都可以分为：

1）涉及法定事项的公告、通告——有关人员必须遵守。

2）知照性公告、通告——“广而告之”不需要遵守或执行。

4、公告、通告的写作就注意做到哪些？

答：1）符合权限，一事一告。公告、通告写作前一定要明确是否有必要使用这一文种，发布该文种是否在自己的权力范围之内。

2）内容明确，证据庄重。公告、通告是公开宣布较重要的事情，要有关人员知道或遵守，所以内容一定要十分明确，以免执法时出现差错。

3）注意格式。公告、通告的标题有四种形式：①发文单位加事由加文种；②发文单位加文种；③事由加文种；④只有文种名称。

（一）、简述公告中、通告的含义及适用范围？

答：含义：1.公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。2.通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。适用范围：1.‘公告’适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。2.‘通告’适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

二、公报

公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。

1、公报的特点？

1）具有内容的公开性和重要性

2）发布机关的权威性

2、公报和公告的区别？

1）从发布机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告。

2）从内容来说，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报，（如宣布尼克松即将访华用公告，而公布尼克松访华时中美谈判结果则用公报）。宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。

3、★公报的类型：

1）会议公报。用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定。

2）统计公报。发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字，必须由各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性，地区性的数字统计。

3）外交公报。涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方的观点及取得的共识。涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。

4、★公报的写作？

答：不同类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不同：

1）会议公报因发布目的的不同而有不同的写法，如目的是公布公文结果，只要简明扼要说明最后结果就行了；如目的是传达会议精神，就要根据会议内容，作详细的分析阐述。

2）统计公报必须由国家各级统计部门或国家制定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性，地区性的统计数字。统计公报以发布各种数据为主，其内容一定要科学、准确。涉及国家机密的统计数字，不得在公报中公布。统计公报一般分项分点或结合表格形式发布。

3）外交公报涉及对外关系。其发布应遵循法定的审批手续和途径。其内容涉及各方的布点和承诺，行文要十分准确和庄重。

（一）简述会议公报的写作要求。

答：1.会议公报因发布目的的不同而有不同的写法。2.如果目的是公布会议结果，那只要简明扼要说明最后结果就行了。3.如果目的是传达会议精神，那就要根据会议内容，作较详细的分析阐述，夹叙夹议是最常用的写作手法。

第六节 通 知

一、通知

通知是向特定受文对像告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。

1、通知是一种使用面积广，以下行文为主也可以是平行的公文文种。通知是机关使用最频繁的公文文种。

2、通知的用途。1）上级机关对下级机关通知应该知道或办理的一般事项。2）发布某此行政法规或对下级机关工作指示不适宜于用命令或指示发布。3）国务院和各部各委员会及地方各级委员会的秘书工作部门转达它的领导机关的会议通过的文件和领导上的指示。4）平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项。

二、★通知的类型

1）发布性通知。用于发布行政规章制度及党内规章制度。

2）批转性通知。用于上级机关批转下级机关的公文（如请示、报告等）给所属有关人员，让他们周知或执行。

3）转发性通知。用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行。

4）指示性通知。用于上级机关指示下级机关如何开展工作。

5）任免性通知。用于任免和聘用干部。

6）事务性通知。用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。

三、★通知的写作

1）标题。多采用发文单位+事由+文种、事由+文种两种形式。简单的事务性通知，标题也可只写“通知”二字。

2）正文。不同类型写法不同：①发布性通知。只要写明发布什么规章，请贯彻执行就可。②批转性、转发性通知。简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就可以。多数情况下发文单位还要对原文件发表一点意见，最好另起一段，内容是对原文文件的廉价、对贯彻执行提出的要求和希望③指示性通知。指示性通知的写法相对比较复杂。大凡指示下级优胜一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三个方面讲清楚。指示性通知正文的构架大体如此：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。④任免性通知。一般只要写明什么权力机关任命或免去什么人担任什么职务就行。⑤事务性通知。只要把需要周知或执行的事务写清楚就行。事务性工作较琐细，所以写作时要十分仔细。

3）其它事项。1.一般在正文之前左上角写受文机关，在正文之后右下角写发文机关和发文日期。2.少数通报情况的通知，或受文面极文的通知，可不写受文单位名称。3.紧急通知一般要在标题标明事由和“紧急通知”字样，并在正文中说明发出的原因。

（一）简述通知的适用范围。

答：通知适用于：1.批转下级机关的公文；2.转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；4.任免人员。

第七节 通 报

一、通报

通报是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。表彰先进、批评错误是通报的主要功能也是特有功能。

二、通报的特点

 通报的特点：1）周知性，在发文范围内所有人都知道。2）指导性，通报对读者的思想、行为有指导、导向作用。

三、★通报的类型

1、试述通报的类型有哪些？

答：1）表彰先进型。用于表彰个体或集体的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该身他们学习什么。

2）批评错误型。用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应该吸取的教训。

3）传达事项型。用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便在开展工作、处理问题时能做到心中有数。

四、通报的写作

1、通报的写作方法：

1）标题。标题多用“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。

2）署名和日期。一般放在正文之后的右下角。

3）受文者名称。放在正文之前的左上角。

4）正文。不同类型有不同写法。①表彰先进型。一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤。②批评错误型。应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。③传达事项型。一般由两部分组成，一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等。别一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或者要多少，视 实际需要决定。

（一）为什么说通报具有指导性？

答：通报具有指导性是因为通报的目的不仅仅是要让群众知道发生了什么，更重要的是要群众认清事情的性质，提高思想认识。通报对读者的思想、行为有指导、导向作用。

（二）简述通报的类型和特点？（多选）

答：通报的类型可以分为三类：1.表彰先进型；2.批评错误型；3.传达事项型。通报的主要特点：1.周知性（在发文范围内所有人都知道）；2.指导性（通报对读者的思想、行为有指导、导向作用）。

（三）为什么要将请示和报告分开使用？

答：请示是向上级提出请求，上级应当答复，而且答复得越快越好；报告是向上级汇报情况，上级一般不必答复。为了文件分类处理的方便，为了提高工作效率，把请示和报告分开有利无弊，十分必要。

（四）简述表彰先进的通报的写法。

答：一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何先进学习这样四个步骤写。介绍先进事迹要简明扼要，突出最主要、最感人的部分。宣布表彰决定，只要说明给予怎样的奖励就行了。分析先进思想是写作的难点，要避免一般化，要结合当时的形势，着重分析先进人物的先进思想。如何向先进学习，要结合形式、切合实际，不可太空泛。

（五）简述批评错误的通报的写法。

答：批评错误的通报，应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。

1.批评根据是说明，为什么要对这种错误作出处分并公开批评，要把有关政策、规定交待清楚，使被批评者和群众都认识到批评是严肃、有理由的。

2.错误事实要说得准确、扼要、不要纠缠具体细节。

3.对错误性质的分析，要着重分析错误带来或可能带来的恶劣后果。

4.善后办法是指明被批评者和其他部门及群众，应如何吸取教训，改进工作，避免类似错误的发生。

这五个部分，除善后办法应放在最后外，其余四个部分孰先孰后、孰说孰略，可根据实际需要决定。

第七章机关法定公文的写作（下）

第八节报告

一、报告。是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告主要作用是上下沟通。

二、★报告的特点

1）重陈述。

2）有主见。

（报告往往有两种：一个是被动的，是上级领导要求的，基于你的职责；一个是主动的，基于自己的职权隔段时间要向上报告，例如：做了哪些事，遇到了哪些困难等等。）

补：（2012年对上行文的要求：凡是上行文必须在眉首标明签发人、签 发人的姓名，在成文日期下以附注的形式标明签发人的联系方式或者单位对这份报告的负责人的联系方式，以便领导收到这份报告想深入了解或是不了解的情况时进行咨询询问时联系。）

三、报告的类型

1、按内容涉及的范围可分为：

①综合报告：多属例行报告；②专题报告：就某件事或某个问题专门定的报告，多半是不定期的，根据实际情况的需要而撰写。

2、按照行文的目的不同，

①呈报性报告：行文目的的单纯，就是将有关情况报告上级，让上级知道。（一般汇报工作、反映情况、答复询问的报告多属此类。）②呈转性报告：行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。

四、★报告写作要求

（1）重陈述。报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况，事实和意见的陈述应当是报告的主要内容。陈述事实要清楚扼要。以汇报工作情况为主的报告，应突出重点，把主要事实讲清楚。

（2）有主见。汇报工作不能只摆事实而没有汇报者的观点，汇报者在报告中，应当对所报告的事实，提出自己的看法。表达观点要精练。报告中需要表达报告者观点的地方也不少，汇报工作需要自我评价，对今后工作提意见或建议，更是以阐述观点为主。

（3）语言要简洁朴实。报告是向上级汇报工作，因而一定要实事求是，不可夸大或缩小事实，不可报喜不报忧，不可过份强调困难。

五、报告的格式

1、标题多由“事由加文种”形式。

2、正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期。

（一）简述报告的主要特点。

答：重陈述、有主见是报告的两个主要特点。

①重陈述是指报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况和工作意见，事实和意见的陈述应当是报告的主要内容。②有主见是指汇报工作情况应有自己的主张和看法。它有助于上级了解下级和考虑问题。

（二）简述呈报性报告与呈转性报告的区别。

答：①呈报性报告的行文目的的单纯，即将有关情况报告上级，让上级知道。②呈转性报告的行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转妇幼保健有关单位执行。③呈转性报告常常既汇报工作，又对今后工作提出意见或建议，而重点是对今后工作的意见或建议。

★（三）简述报告的写作要求。

答：报告的写作要求有：1、陈述事实要清楚扼要。以汇报工作情况为主的报告，应突出重点，把主要事实讲清楚，要能反应事情的总体面貌，而又不过于锁碎。

2、表达观点要精练清晰。报告中需要表达报告者观点的地方也不少，汇报工作需要自我评价，对今后工作提意见或建议，更是以阐述观点为主。既不要点太多篇幅，又要把自己的观点说清楚，不要说空话和意思不清楚的话。

3、语言要简洁朴实。报告是向上级汇报工作，因而一定要实事求是，不可夸大或缩小事实，不可报喜不报忧，不可过份强调困难。朴实的风格和实实在在的内容是一致的。

第九节 请 示

一、请示的概述

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。

二、★请示的特点

①超前性。请示必须是在办事之前。

②说明性。请示的目的在向上级说明情况，求帮助。

③单一性。必须“一文一事”。

三、请示的类型

1）请求批准类；2）请求帮助类；3）请求批转类。

四、★请示写作要求

请示内容单一，目的较单纯。

1、★要遵守行文规则

1）请示应当一文一事。2）请示一般写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。3）一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。4）受双重领导的机关，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

2、理由要充分、要求要合理

3、格式要正确，语言要得体

①标题：一般用“事由加文种”的形式。（不能只写“请示”二字。）

②正文：多半按请示理由 、请示事项、结束语的顺序写。（请示理由应自成段落。）

③正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。（请示的语言要得体。）

请示与报告的区别：

报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。请示是下级机关向上级请示或批准的报请性公文。报告重陈述并要有主见，请示则具有超前性、说明性和单一性的特点。

（一）请示的写作为什么要坚持“一文一事”？

答：请示必须坚持“一文一事”，不能在一份公文中同时请示两件以上的事情。这主要是为了便于上级处理，避免产生混淆或延误。如果一个文件请示了两件事，领导把两件事指给两个部门去办理，那文件周转就要耗时耗力，十分不便。

（二）请示写作的注意事项有哪些？

答：请示因内容单一，目的较单纯，写作时要注意以下几点：

1、要遵守行文规则。①请示应当一文一事；②请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关；③一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。④受双重领导的机关，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

2、理由要充分，要求要合理。

3、格式要正确，语言要得体。①请示的标题一般用“事由加文种”的形式（不能只写“请示”二字）。②请示的正文多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写（请示理由应自成段落）。③请示正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期（请示的语言要得体）。

（三）简述请示与报告的区别。

答：报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。请示是下级机关向上级请示或批准的报请性公文。报告重陈述并要有主见，请示则具有超前性、说明性和单一性的特点。

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；请示适用于向上级机关请求指示、批准。向上级机关报送文件，答复上级机关询问时用报告行文；向上级机关要示审核批示时用请示行文。

第十节批复

一、批复

是答复下级机关请示事项的指示性公文。

二、★批复的特点

1）针对性。针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。

2）指导性。批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。

三、★批复的类型

针对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面，批复可分为两类：

1）表态性批复，主要是答复请求批准类的请示或同意，或不同意。同意的不必说理由，不同意的一般略说理由。

2）指示性批复，针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。

四、★批复的写作要求

1）要先回应后批复；2）态度要鲜明，措辞要明确；3）要及时批复。

第十一节 函

一、函

函是机关之间办理日常公务的交往性公文。一般用于平行机关和不相隶属的机关，但有时也可用于上下级之间的交往。

二、★函的特点

1）形式灵活，适应性强；2）务实性强。

三、★函的类型

1、商洽函。用于机关之间商洽工作、讨论问题。——用于平行机关和不相隶属的机关。

2、问复函。用于机关之间提出询问和答复询问。——用于平行机关和不相隶属的机关，也可以用于上下级之间的交往。

3、请准函。用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。——用于平行机关和不相隶属的机关。

4、知照函。用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。——用于平行机关和不相隶属机关，也可用于上下级之间的交往。

★在下列情况下需要用“函”：

①平级机关之间商洽问题要用“函”；

②向主管机关请求批准要用“函”；

③无隶属关系的机关之间有事行文要用“函”；

④上下级机关之间有事进行询问要用“函”；

⑤上级答复下级的询问要用“函”。

四、★函的写作要求

——格式与写法，与一般书信基本相同：1）一事一函，直陈其事；2）语言要平实、亲切、自然。

五、函的格式

函的正文，一般由缘由、事项、结语（表达发函者的愿望）三部分组成。

第十二节 会议纪要

一、会议纪要

会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。会议纪要出现于民国末年。

二、★会议纪要的特点

1、纪要性。把会议的主要精神和议定事项，经归纳整理。表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项。

2、约束性。反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力。

3、知照性。公开发表或内部交流的会议纪要，可以让群众或有关人员了解会议的情况。

三、会议纪要的类型

1)决议性会议纪要；2）协议性会议纪要；3）研讨性会议纪要。

根据会议的性质和拟写会议纪要的目的，可分为三大类：

1、决议性会议纪要。多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和决议事项，可以作为传达和部署工作的依据，对今后工作的指导意义。——是最为常见的纪要。

2、协议性会议纪要。由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议，纪要主要记载各方取得的一致意见，对各方今后的工作有约束力。这种会议纪要具有协议书、意见书性质。

3、研讨性会议纪要。研讨问题或交流情况、经验的会议，各抒已见，不需要统一意见，不需要作决议，纪要只要把各方的主要观点、意见或情况记下就可以了。

四、会议纪要的写作

1、会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。

2、会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。

3、会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。

4、会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署名称和撰写日期。也可只在正文中写出主持机关，不另外署名。

（一）会议纪要的正文写法？

答： 1）正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分。

2）会议概况介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、会议过程等，，其详略视实际需要决定，应尽可能简要，一般放在正文开头，有时可移至正文最后。

3）会议内容是主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项，要写得观点鲜明、主题突出、内容充实、不可出现漏缺，常见的有综合归纳和分项例举两种写法。

4）结束语是小结，往对与会者、下级机关、有关群众的出一些希望和要求。

第十三节 条例 规定

一、条例

条例是由常政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作活动、行为等的法规性公文。

条例的类型：

1）党的中央机关制定的条例，适用于规范全党的工作、活动和党员行为。

2）国家行政机关制定的条例，适用于规范全国性的某一方面的工作。

3）地方权力机关制定的条例，适用于规范地方某一方面的工作。

二、规定

规定是各级党政机关、社会团体企事业单位规范某方面工作的规章性公文。

规定的类型：

1）党内规定：由党的中央机关制定，适用于对党内某一方面的工作作出规定。

2）法规性规定：由有条件制法规的机构制定，适用于对某一方面的行政工作或某个地方的某项工作作出的规定。

3）一般性规定：机关团体对某些工作作出的具体规定，不属法规性质，但在一定范围内的规范作用。

三、条例和规定的写作

1、条例和规定的写作须注意？

答：条例和规定都是规范性文种，关于规范性文件的写作，可综合以下四点：

（1）草拟条例和规定要遵循下列原则：1.坚持四项基本原则，为改革、开放、搞活和社会主义现代化建设服务；符合宪法和法律，符合党和国家的路线、方针、政策；从实际出发，实事求是；贯彻民主集中制，充分发扬民主。

（2）起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理。

（3）条例和规定的内容用条文表达，常见的“章条式”和“条款式”两种写法。

（4）语言要准确、严密。

（一）简述条例和规定的异同？

答：1.规定在性质上和条例一样，属于规范工作、活动、行为等的规章制度性的文种。2.但条例规范的范围大，制定和发布条例的机构的级别高，而规定规范的范围较小，能够制定和发布规定的机构的级别可高可低，可以是中央一级的党政领导机关，也可以是各级职能部门和社会团体、企事业单位。3.从使用范围来说，规定比条例广，很多局部的、具体的工作，都可以用“规定”来规范，而“条例”规范的工作一般带有全局性，不涉及过于细小的工作。

第八章 机关其他常用文书的写作（上）

第一节 规章类文书

一、规章类文书

规章类文书是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构。

1、规章类文书种类

规章类文书包括：条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等等文种。

2、规章类文书的特点

1）具有内容的规范性；2）执行的强制性；3）制定的程序性。

①内容的规范性是指规章类文书是为了规范特定范围、特定方面的工作、活动、行为而制定的，它是办事的准则、活动的依据、行为的规范。

②执行的强制性是指规章制度一经确定并公布实施，有关人员就必须遵守、不能有特殊例外者，不能任意解释或变通。

③制定的程序性是指规章类文书从草拟、确定到公布实施，应按一定的程序进行。

二、规章类文的写作四种类型

1、办法

办法是对某一项行政工作作出比较具体的规定。——办法和条例、规定一样，同属于行政法规。

办法的内容应：具体、周全、便于操作。多条款形式。

（一、办法的概念？答：办法是国家机关、社会团体、企事业单位用于对某项工作或活动的进行作出具体规定的文件。其目的明确，要求具体，具有较强的行政约束力。“办法”规范的内容比“条例”、“规定”更具体、更细致。

二、办法的写作要求？答：办法的写法基本上和条例、规定一样，内容比较多的用“章条式”，如《国家行政机关公文处理办法》共九章、五十七条；一般常见的是“条款式”，如《个人所得税代扣代缴暂行办法》，共二十五条。办法规定的内容，应具体、周全、便于操作。）

2、实施细则（实施细则的概念和写法？）

实施细则是实施法律、法规的细小规则，它多半是主管部门针对实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则，目的是加强法律、法规的可操作性，保证法律、法规的顺利实施。写法：一般也是“章条式”或“条款式”，但其第一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。

一、实施细则与法律、法规的联系和区别表现在哪里？

答：①区别为：法律、法规必须概括；实施细则必须具体，便于操作。

②联系为：实施细则的内容必须和法律、法规的有关条款相对应。

二、实施细则的写作要求？

答：实施细则就是实施法律、法规的细小规则。

（1）实施细则的写法一般也是“章条式”或“条款式”，但其第一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。

（2）法律法规必须概括，实施细则必须具体，便天操作。实施细则的内容，必须和法律、法规的有关条款相对应。（17:00

3、章程

章程是一定组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。

章程的种类：①组织章程，系统阐明一个组织的怀质、宗旨、任务、成员、机构、活动方式、经费来源等。②办事章程，是为了办理某项工人而制定的规章制度。

章程的形式：“章条式”——政党、较大的社会团体的章程多采用；“条款式”——机构较小、涉及事务不很多的章程采用。

4、守则

守则是特定范围的全体成员必须遵的行为准则。写作要求：简短、精练、易记。

★守则的写作要求：

守则是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。

守则因为需要有关人员都遵守，涉及的人比较多，因此必须简短、精练、易记。其写法多半是把内容概括为几条，甚至是朗朗上口的若干短句或词组，以便群众容易掌握。

守则的写法和条例、办法、章程等规章文书有明显的不同，简洁易记是它的最大特点。

第二节 计划类文书

一、计划类文概述

1、计划类文书是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。

计划类文书包括规划、纲要、计划、安排等文种。

（2013.10）2、★计划类文书的作用：

答：1）下情上达。下级机关通过上报工作计划，可以得到上级机关的指导和帮助，减少完成计划过程中的困难。有些工作超出本身权限的，更需要上级机关批准后才能实施。

2）上情下达。上级机关把自己的工作计划告诉下级机关，可以起宏观调控的作用，使下级机关能根据全局的计划，安排好自己那部分工作。

3）统一自身步调。机关单位通过对本单位工作计划的讨论和制定，可以使全体成员思想统一、步调一致，共同为完成计划贡献自己的力量。

二、★计划类文书的特点

答：1）目标的前瞻性。任何工作计划都有一个需要完成的预期目标，这目标不是任意确定的，它必须服从更长远的奋斗目标。

2）操作的预想性。工作计划必须有实现目标的步骤和措施，这些步骤和措施，是根据主观和客观条件，借鉴自己和别人以往的工作经验，设计出来的，它应当具有可操作性，同时又具有尚未经实践检验的预想性质。

三、★计划类文书的类型

答：根据完成期限、内容侧重、具体作用的不同，计划类文书可以分为三大类：

1）规划类：实现目标的期限较长，往往是五年以上。内容侧重在工作的指导方针、努力方向、工作的实施步骤和重要措施等。作用主要是针对全局工作作战略性、方向性的规定，以指导局部的、短期的各项工作。文种名称常用：规划、发展规划、远景规划、纲要、发展纲要等。

2）计划类：实现目标的期限较规划短，以年度计划和一年以内的短期计划为多。文种名称一般都叫“计划”。

3）安排类：指较短时间段内对工作的具体安排。它的内容具体、细致，执行和检查均极方便。

计划类文书的格式以“条款式”和“表格式”最为多见，也以“条款式”和“表格式”结合使用的。

四、★计划类文书写作要求

答：1）分析情况要认真细致。订计划前一定要吃透这样三方面的情况：①大环境的形势及要求，包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求。②主观条件，指本身人力、物力、财力情况及可挖掘的法力。③客观条件，指上级和其他部门可能给予的帮助等。

2）确定目标要实事求是。

3）措施步骤要切实可行。

4）条目要分明，语言要简洁。

①标题由机关名称、适用时间、内容类别、文种名称四部分组成。

②正文格式多用“条款式”或“表格式”。

五、完整的计划的内容

完整的计划包括：1）现状分析；2）目标和任务；3）主要措施；4）实施步骤；5）执行要求。

计划正文的格式以“条款式”或“表格式”最为多见，也有条款式和表格式结合使用的，条款式分条分点，眉目清晰；表格式一般用于说明任务分配，时间安排等内容，其好处是一目了然。计划的文字尽量简洁，但表达要明确。

第三节 总结

一、总结概述

总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。

总结与计划关系：总结和计划是相对应的。计划是工作之前拟定，用以指导工作；总结是工作之后进行，用以检查计划完成情况，认识计划执行过程中的经验教训，目的是提高执行者的水平，以利今后的工作。

总结的作用：下情上达和提高自身。

二、总结的特点

1）回顾性：总结的内容是回顾已经做过的工作。

2）经验性：从工作中引出经验教训，为以后的工作提供借鉴。

三、总结的类型

从内容的涵盖来分，可分为两种：

1）综合性总结：是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作。

2）专题性总结：只就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结，内容比较单一。

四、总结的写作

★总结的写作要求：

1）回顾工作情况要实事求是。

2）总结经验教训要着眼未来。

3）纲目要清晰，文风要平实。

标题：常见有单行标题和双行标题两类。

总结的写法：

正文有两种写法。1）“分层展开式”是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。

2）“纲目带动式”是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间并列关系。

★（一）试述总结的作用和特点。2015.10

答：1）总结的主要作用是下情上达和提高自身。

下级机关做了哪些工作，取得了什么成绩，还存在什么问题，有什么经验教训，总结之后及时报告上级，是上级掌握全局动态的需要，也有利于加强上级对下级的指导。

机关团体做了工作，领导层和群众共同进行总结，把感性认识提高到理性认识，可以大大促进自自身素质的提高。自身素质提高了，工作质量、工作效率就会随之提高。

2）总结的特点有二。

①回顾性：总结的内容是回顾已经做过的工作。在总结的时间段内，做了多少就写多少，不能无中生有，不能夸张掺假。一有虚构成分，就失去回顾性，变成编造事实了。②经验性：总结的目的不仅仅在回顾已经做过的工作，还在于由感性的认识上升到理性的高度，从具体工作中引出经验教训，以便为以后的工作提供借鉴。

第四节 调查报告

一、调查报告概述

调查报告是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。

★调查报告的作用：主要是提供真实的社会情况，为制订政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务。

二、★调查报告的特点（2010）

1）针对性强：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题写的。

2）纪实性强：调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的，确凿的材料。

三、调查报告的类型

根据调查报告的性质和作用分：

1）新闻性调查报告；

2）政务性调查报告；

3）个案性调查报告。

（一）什么情况需要写调查报告？

答：1）社会普遍关注或需要引起社会关注的问题的调查，写成后供传媒发表。

2）为领导重要决策服务的有关情况和信息的调查，写成后供领导参考。

3）为解决较复杂问题服务的专题调查，写成后供有关人员参考。

四、调查报告写作要求

1）深入细致、客观公平的调查是写好调查报告的前提；

2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务；

3）调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题。

调查报告的格式：

①标题：有公文式标题和新闻式标题两种形式。

a.公文式标题：“对像加内容加文种”、“对像加文种”、“内容加文种”三种形式。

b.新闻式的标题：有单行和双行两种。单行的形式有:直陈式、提问式、结论式等。双行的一般是正标题点明主题或提出问题，副标题说明调查对像、内容等。标题中如果没有“调查报告”或“调查”字样，发表时一般应注明“调查报告”或“新闻调查”。

②正文：一般分前言、主体、结尾三个部分。

前言：陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对介，介绍调查的目的和过程，也可以阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。

主体：调查报告的主要部分，调查所得的材料和结论都放在这部分。主体以陈述材料为主。

结尾：是调查报告全文的总结，或再一次强调结论或提出建议与希望，或提出进一步思考的问题。

（一）试述调查报告的写作应注意的问题？

答：1、调查报告是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。

2、调查报告的写作要注意以下三个方面：

①深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。没有调查也就无所谓报告，报告的内容就是调查的经过和结果，所以写调查报告之前一定要做好调查工作。调查工作一定要深入细致，努力掌握全面情况。调查者的态度要客观公正，不带偏见。

②围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。调查报告时应根据说明问题的需要，选择重要的、典型的材料。调查报告可以有观点，甚至在一般情况下也应当有观点，但这些观点必须是从材料中得出的必然结论。

③注意调查报告的格式，调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题两种形式。a.公文式标题比较简单朴素，有“对介加内容加文种”、“对像加文种”、“内容加文种”三种形式。b.新闻式标题有单行和双行两种。单行的形式有直陈式（如《自贡盐业生产忧喜录》）、提问式（如《粮食霉变原因何在？》、结论式（如《安庆第三产业发展快》）等。双行的一般是正标题点明主题或提出问题，副标题说明调查对像、内容等。

第九章  机关其他常用文书的写作（下）

第五节 讲话类文书

一、讲话类文书

讲话类文书就是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称。——是在公众场合经常使用的文书。

二、讲话类文书的类型

根据讲话的场合及主旨的不同，可分为三类：

1）讲话稿：是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。

2）开幕词：是在大会开始时，由主要领导人向大会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题和议程、向与会代表提出希望的书面文稿。——具有指导性、方向性和基调性的作用。

闭幕词：是在大会结束时由主要领导人向大会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题和议程、向与会代表提出希望的书面文稿。——具有总结性、激励性和评估性的作用。

3）欢迎词：是对客人的到来表示热烈欢迎的一种讲话类文书。

欢送词：是送别客人时表达良好祝愿的一种讲话类文。

答谢词：是宾客在受到主人的热情款待时，向主人表示感谢的一种讲话类文书。

三、★讲话类文书的特点

1）口头性；2）直接性；3）针对性；4）情感性。

四、讲话类文书的写作

讲话类文稿的写作有三部分：开头、主体、结尾。

1、（讲话类文书）写作格式

①讲话稿的写作格式。没有固定的写作格式，往往依讲话的内容、场合和目的而定。

开头：可采取开门见见的单刀直入式，也可以采用设置悬念的提问式，或说明讲话目的和原因的交代式。

主体：主要是阐明形势、任务、方法对策等内容。

结尾：一般总结全文，自然收束，并提出希望。展望未来，使人回味无穷。

②开幕词的写作格式。

开头:宣告会议开幕，常用称呼开头，接着说明会议的组织情况。

主体（即正文）：一般先总结以往成败得失，然后说明大会议题，或者叫大会任务；指出解决这些议题（任务）的有利条件，进行可行性分析，使得大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的，条件已经具备；还可交待大会议各，即大会的主要活动安排情况。

结尾：结尾要有鼓动性、号召性和预祝性，提出要求和希望，意在为大会的顺利进行创造良好的气氛。

闭幕词的写作格式：

开头：概括总结大会的主要成效。

主体：包括两方面内容。

一是分门别类总结大会情况。

二是提出贯彻执行的意见。

结尾：一般提出号召或希望，也可以鼓舞人心的口号作为结尾。

③欢迎词、欢送词、答谢词的写作格式

开头：首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象，写作时应用尊称，然后用热情洋溢的语言向客人们表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意。写作时应充分流露致词者的友好心情。

主体：这部分内容写作比较灵活自由，无固家的写作格式。整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度。

结尾：应对主体部分的内容做出总结，同时对有关问题，特别是涉及双方共同关心的有关事项发出号召，提出期望。写作时应使用一些具有激励性、鼓舞性的语言，从而起到振奋人心、激励向上的作用。最后再写上一些表示祝愿的话语。

2、★讲话类文书的写作要求

1）主题要鲜明、集中。切勿顾左右而言他，东拉西扯。

2）材料要真实、新颖。

3）布居要清晰、紧凑。讲究步步推进，环环相扣。

4）语言要明白、生动。表达要简单、明了、生动活泼。

第六节 记录类文书

一、记录类文书概述

记录类文是指如实记录有关内容而形成的公务文书。

记录类文书的类型包括:

①会议记录。会议记录是如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。还是制作会议经要、会议简报等公务文书的重要依据。

②电话记录。电话记录是在用电话处理公务时，记载有关通话内容的文书。

③接待记录。接待记录是指在接待群众来访时，记载有关通话内容文书。

④大事记。大事记是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。具有客观、准确、系统、可信的特点。

二、★记录类文书的特点

1）内容纪实性；2）材料的直接性；3）语言的实录性。

三、记录类文书的写作

（一）会议记录的写作格式及写作要求：

1、会议记录一般包括以下部分：

1）会议组织情况。应写明会议名称、届数、起止时间、地点、出席、缺席人数和姓名以及缺席原因，主持人和记录人的姓名，会议主要议题等。

2）会议议题和议程

3）会议的进程和内容

4）必要的手续：每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读，发现成就或遗漏应立即更正或补充，然后由会议主持人和记录人在记录后边签字，并注明本次记录的总页数。

2、会议记录一般要求

1）记录人必须集中精力，把应该记录的内容迅速记录下来。

2）要求记录得正确、清楚、完整，重点内容要求准确、详细。

3）对特别重要的会议内容，为保证记录的准确，可根据现场录间整理或核对记录稿，可几人同时记录，完毕后核对，整理出一份准确、完整的记录。

4）会议纪录一般用汉字书写，字体要规范、清楚，不要用速记符号或其他非规范文字、文体，以保证其作为原始依据的有效性。

（二）电话记录的写作格式及定价写作要求：

一般由发出电话记录和接收电话记录表格填写。

1）★电话记录要注意的情况（接受电话一般应包括的内容）：

①接受时间。

②来电话单位和来电会话人、注明其姓名、职务等身份情况。

③来电话内容。

④处理结果，即将电话记录交有关人员处理的情况，此项内容在受话完毕后才能填写。

⑤接电话人姓名，必要时写明职务。

2）发出电话记录一般应该包括：

发电时间；发往机关；发电话人（姓名、职务）；接电话人（姓名、职务）；发电话事由。

3）★作电话记录要注意以下要求：

①接受汇报或了解情况时，要记明事件事情，必要时还要询问有关情节和细节，每个要素、情况都城要细致准确，整体情况要完整。

②电话请求时，要记清领导机关或领导人作的指示或答复，并记明发话人（传达人或领导本人）的姓名、职务，以便向本单位领导汇报。

③接受上级指示或通知时，要分条记明指示或通知事项，对时间限制、工作安排和要求等要记清楚、准确。

④重要的发话内容，要求对方复述，让对方确认无误才行。向别人传达重要事项时，也应要求受话人复述受内容。

⑤一定要记下来电话人或受话人的姓名、职务、以保证内容的可靠、保密，并有据可查。

（三）接待记录的写作要求

1、接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间及办理结果等项。

2、接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录。

（四）大事记的写作格式及写作要求

1、大事记的写作一般包括：

1）标题。一般由机关名称及内容加“大事记”构成。

2）开头。用于说明编写目的、意义、体例及时限等。

3）正文。由时间和记事两部分构成。按年月日排序。

4）结尾。用于说明材料的真实性和使用、处理等事项。

2、★大事记的写作要求：

1）要记述“大”事。大事不漏，小事不记。

2）要客观真实。

3）要言简意赅。

（一）会议记录的作用是什么？

答：会议纪录。一般要求把会议上所作的报告、讲话、传达的指示、讨论的情况和形成决议等内容记录下来，以此作为会议情况全面、客观的原始记录。记录和整理会议记录，不仅可以做为原始材料长期存查，更重要的是为会议议决事项能在会后得到很好的贯彻执行并为今后检查执行情况提供依据。此外，会议记录还是制作会议纪要、会议简报等公务文书的重要依据。

（二）简述记录类文书的特点？

答：1、内容的纪实性。记录类文是对有关情况的实录，具有重要的依据查考作用，是一种纪实性文书。

2、材料的直接性。记录性文书的材料来源是直接的第一手材料。

3、语言的实录性。记录性文书的语言一般是如实记录下别人的语言，撰制者不能把自己的主观感受掺杂在别人的语言里。

第七节 简报类文书

一、简报

简报是简明扼要的书面报告。

简报类文书作用（多选）：是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。一般在单位内部运转，是使用最、最广泛也是最常见的应用文书之一。

常见的名称有:“简讯”、“快讯”、“快报”、“动态”、“信息”、“工作通讯”、“情况通报”、“情况反映”、“内部参考”、“摘报”等。

二、简报类文书的类型

1）会议简报。即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。

2）工作简报。就是反映本部门、本系统各方面工作情况的简报。

三、简报类文书特点

1）简，即简报在文字上要简明扼要。

2）快，即编发简报要迅速及时。

3）新，即立意要新、内容要亲新。

四、简报类文书写作

1、简报类文书的写作格式：一般由报头、主题、报尾三部分组成。

①报头：简报的一个突出特点就是有独特的报头。

②主体：主体一般由按语、标题和正文组成。

按语：用来说明编发简报的原因或目的，以引起读者的重视。

标题：拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。

③报尾：正文写完之后，用一条黑线将主体部分与报尾部隔开，在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。

2、简报类文书写作要求：

1）内容要真实、确切。2）篇幅要短小。3）针对性、指导性要强。

（一）简述简报类文书的作用。

答：简报类文书。用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。一般在党政机关、社会团体、企事业单位内部运转。简报类文书虽不能代替正式公文，但却是使用最普遍、最广泛也是最常见的文书之一。随着社会的发展变化，简报类文书的使用范围也日益扩大，成为机关内部向上级机关反映情况和向下级、平行单位沟通情况时经常使用的一种不可或缺的重要信息工作。

（二）会议简报的作用是什么？

答：会议简报专门报导会议期间的情况：包括会议的进程、讨论的内容、领导讲话、与会者的重要发言、提出问题和建议，以及会议的议决事项等。如各地召开的党代会、会代会以及各种重要的专业会议等都可以用会议简报来反映，它可以使上级机关和与会人员及时掌握和了解会议动态和进展情况。

第八节 建议类文书

一、建议类文书概述

1、★建议类文书，是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。

2、建议类文书的分类：议案、提案、建议三种。

①提案。提案是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。

②建议：是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。

二、★建议类文书的特点

1）建议性。建议类文书应对工作提出合理化建议，以利于改进工作，推动事业发展。

2）说理性（又称理论性）。建议类文书是针对现实中存在的某些问题提出的建设性、批判性的构想，要写明提出该问题的依据，充分说明理由，富于说理性。

3）委婉性。建议类文书不仅要其能晓之以理，还要求能动之以情，这就要求建议者的语气委婉平和，切中要害、切勿使有要挟性语言，以免适得其反。

三、建议类文书的写作

1、提案的写作格式与写作要求

1）提案的写作一般包括：

①标 题。写明***单位***会议第*号提案。

②案 由。此部分简明扼要地写明提案的内容。

③提案人。在“案由”下方，写上提案人的性名（签名）。

④理 由。理由要说明提出建议或意见的原因。

⑤办 法。写明解决问题的办法和措施。

⑥日 期。在正文的右下方，署上提案所写的时间。

2）提案的写作要求

①熟悉同提案有关的情况。

②注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见，分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。

2、建议的写作格式及写作要求

1）建议的写作格式：是由标题、称谓、正文和落款组成。

①标题。有三种写法：一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容，有时还加上建议单位名称；三是采用文章标题写法。

②称谓。即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。

③正文。一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等。

④落款。写建议者个人、集体或单位名称，并注明年、月、日。

2）★建议的写作要求

①把握分寸要适度；②所列内容要具体；③表述语言要精练。

第十章 公文处理工作

第一节 公文处理工作概述

一、什么是公文处理工作

常见的有广义和狭义两种解释。（本书所讲的是广义上的公文处理工作）

1、广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

广义可以从以下几个方面来理解：

①从发文阶段来说。从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨论修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。

②从收文阶段来说。从来文的签收、登记、分发、传阅、拟办、批办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。

③从公文管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。

④从公文的立卷归档阶段来说，公文在处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步整理立卷，进行归档保存，必须经历一系列的处理环节。

2、从狭义上来说，主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。

二、★公文处理工作的特点

1、政治性。公文处理工作的政治性，①是指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行；②还集中体现在它是整个国家机器正常运转的重要保证；③还表现在提高机关工作效率的重要环节上。

2、★时限性。（主要表现在：①凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能延误；②有的公文的处理要讲究适时；③公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接。）

3、机要性。公文处理工作的机要性，是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程度的机密性，以及文书工作岗位的重要性。

4、规范性。公文处理工作的规范性，是指公文在形成、办理、管理和整理归档的过程中，必须遵循统一的规范。

★三、公文处理工作的作用

1、公文处理工作对机关工作人员所起的作用主要表现在：

1）助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导人和业务工作者不可或缺的助手。

2）纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。

3）查考作用。其中一部分按规定移交档案馆，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。

2、公文处理工作的作用与公文的作用的区别：

1）公文的领导指导作用，行为规范作用、信息传递作用、公务联系作用和凭据记载等作用是通过公文这个载体中的内容来实现的。

2）公文的处理工作的作用，主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用。

（一）试述机关公文处理工作及其特点？

答：公文处理工作是机关秘书部门一项最主要、最大量也是最重要的日常工作。它是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以及整理归档所进行的一系列衔接有序的工作。其特点是：①政治性；②时限性；③机要性；④规范性。

第二节 公文处理工作的任务与组织

一、★公文处理工作的基本任务

★公文处理工作的基本任务是：科学地组织机关的文书工作，及时准确地处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。

基本任务的主要内容有：1）文件的收发、登记和分送；2）文件的拟办、批办、承办和催办；3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；4）会议、汇报、电话的记录和整理；5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；6）归档文件材料的系统整理、编目和归档工作；7）处理群众来信；8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。

二、公文处理工作的组织

公文处理工作的组织包括组织机构、组织领导和组织形式三个方面。

1、公文处理工作的组织机构

①对于一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。这些主要担负公文处理工作的机构，通常被称为文书处理部门，而相对地将机关内其他业务职能机构称之为承办单位或办文部门。

公文处理工作的主要部分由机关的办公厅（室）负责，其下边可以设立文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。通常称为文书处理部门。

②对于一引起较小的机关，或者基层单位来说。一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够了。

③对一一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书乎或秘书科等公文处理工作机构；小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。

2、公文处理工作的组织领导

①从全国来说，由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。

②从一个机关来说，它的公文处理工作由本机关的秘书长或办公室主任负责领导。

★它的主要职责有：1）对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作，提出全面的工作计划和实施议案。

2）总结本机关及其所属单位公文处理工作的经验，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法。

3）设计文书规格，促进机关公文处理工作的规范化、标准化，组织印制机关公文规范化、标准化所需要的公文表格、公文版头、公文稿纸、公文处理签等，并组织购置公文处理工作所需要的设备。

4）指导、帮助机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务工作。

5）制定机关公文处理工作规范的有关规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。

③从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有责任对其所属的机关、单位的公文处理工作进行业务指导。④  ⑤

3、公文处理工作的组织形式

1）公文处理工作组织形式的类型

①集中形式。它是指在一个机关内，除了文件的承办外，公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来时行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员；

②公工形式。它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。（A按文件内容和职责分工；B按公文处理的不同环节分工。）

2）公文处理工作组织形式的选择。应根据各机关的实际情况而定，以能及时、准确地处理公文，提高机关工作效率和方便工作为原则。

（2009.01）☆机关在选择公文处理工作的组织形式时，通常要考虑的情况主要有：

①机关的工作性质、任务和职权范围。

②机关内部组织机构设置的层次、数量。

③机关收发文件数量的多少。

④机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。

⑤机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备情况。

小机关适用：集中形式。

中等机关：视情况而定（集中、分工）。

大机关采用：分工处理的形式。

（一）如何设置机关公文处理工作的组织机构？

答：1）对于一引起较大的机关来说。由于他们的公文处理工作任务比较繁重，而且某一些环节又具有专门的业务技能，所以可以考虑设立专门的机构，归机关的办公厅领导。

2）对一些较小的机关，或者基层单位来说。由于他们在工作活动中形成的文件数量较少，就没有必要设立专门的公文处理工作 机构。

3）对一些企业单位来说。一般的大中型企业都在办公室内设文书或秘书科等公文处理的工作机构，来进行日常的企业公文处理工作；而小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。

（二）如何正确认识机关公文处理工作的领导、指导关系？

答：可以从以下几个方面来分析。

（1）从全国来说，由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。

（2）从一个机关来说，它的公文处理工作是由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领导。

（3）从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有责任对其所属的机关、单位的处理工作进行业务指导。

（4）从机关主要业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。

（5）对机关档案部门来说，机关档案部门所开展的档案业务工作和公务处理工作具有密切的关系，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。

第三节 公文处理工作的原则与要求

一、公文处理工作基本原则

★公文处理工作原则：必须准确、及时、安全、保密；加强集中统一管理；坚持实是求是；按照行文机关要示和公文处理规定进行的原则。

二、公文处理工作具体要求

（一）论述公文处理工作的具体要求。P282

答：★公文处理工作要求：公文处理工作的具体要求概括为准确周密、确保质量；及时迅速、注重时效；保守机密、安全可靠；集中统一、加强管理；实事求是、尊规守纪；精简文件、提高效率。

分述如下：（1）公文处理必须准确、周密，确何质量。准确、周密是对机关公文处理工作提出的质量上的要求，包含了公文处理工作在政治上、文字上、运转上的全面质量要求。

（2）公文处理必须及时、迅速，注重时效。任何一项工作，都必须流利时效，提高效率。

（3）公文处理必须做到安全可靠，确何机密。公文在运转处理的过程中，必须注意安全，所谓安全，就是维护好文件，使文件不受损坏，延长寿命。

（4）公文处理工作必须加强集中统一管理。党和国家机关的公务文书，是在机关工作中具有强烈的政治性、机密性和现实效用性的重要办事工具。

（5）公文处理工作必须坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行。公文处理坚持实事求是，按行文机关要求和公文处理规定进行的原则体现在公文处理的每一个阶段和每一个环节之中。

（6）精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。官僚主义是机关的领导作风问题，而文牍主义是同官僚主义有着密切关系的，它们都是妨碍全党、全国人民进行有效的四化建设的极大障碍。

（二）如何理解公文处理工作？p270

答：常见的有广义和狭义两种解释。

1）从广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则

（三）如何理解公文处理工作的政治性？p271

答：

（四）公文处理工作的基本任务有哪些？p275

答：

★第十一章 公文办理程序

第一节 公文办理程序概述

一、公文办理程序

公文办理程序指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经历的系列环节。

第二节 收文办理程序

收文是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。

收文办理是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。

收文办理程序主要有：

（1）签收、拆封与登记；（2）分发与传阅；

（3）拟办、批办与承办；（4）催办、查办与注办。

机关收文的主要来源有三个：

（1）机要交通送来的机要件；

（2）邮局送来的挂号函件和电报；

（3）外机关和部门直接送来的文件材料。

（一）简述公文签收的含义及作用。

答：公文的签收是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字。

其作用是：以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。

（二）简述公文登记的具体范围。

答：（1）上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；（2）下级机关文件。包括请示性、报告性文件；（3）重要的带有密级的刊物、资料；（4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；（5）上级机关召开会议印发的会议文件材料。

（对于那些没有保存价值的文字材料或没有必要朝廷登记的信件、出版物等可不必登记。不必登记的文件有：①各种公开的和内部不保密的出版物；②一般性的公开信和不应拆的私人信件；③已被综合性文件包括的文件材料；④行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等；⑤领导“亲收”、“亲启”件，这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，如认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。）

（三）试述在公文办理过程中做好拟办工作的重要性。

答：拟办工作是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。其重要性是秘书部门当好领导助手，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，实现“四个转变”，发挥参谋助手作用的重要体现，是提高工作效率和工作质量的有效措施。

（四）机关领导人批办公文应包括哪些方面的内容？（2012.10）

答：批办的主要内容包括：（1）提出处理该份文件所述问题的原则和方法。（2）提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。（3）凡是需要两个单位或者人员共同承办，须指出主办单位和主办人。（4）签署批办人姓名和批办日期。

（五）公文的承办包括哪些方面？

答：公文的承办包括两个方面，一是从业务部门的工作来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理；二是从公文处理工作来说，主要是指那些必须回复的来文，根据拟办和批办的意见办理复文。

（六）试述承办是公文处理的关键性环节。（2012.01）

答：公文的承办是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。承办这一环节，既是收文办理的最后一道程序，又是发文程序的开始。任何一份公文都是为了解决一定问题而形成的；对问题如何解决，公文办理是否及时，就在承办。承办直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。

（七）简述公文催办制度的必要性？（2008.10、2015.10）

答：建立公文催办制度，旨在避免公文处理过程中办事拖沓，致使文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，它是提高机关办事效率的重要措施。

（八）简述公文查办的程序。

答：（1）阅读有关材料，搞清查办的问题。（2）查办立项。立项既是查办工作的开始，也是必须经过的法定程序。（3）查办的办理。办理分为两种情况，一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。（4）查办的结果与反馈。（5）整理归档。一个问题查办结束后，应将查办过程中领导批示、查办原件、调查情况、处理结果和来往文件等材料，整理归档保存。

（九）查办立项的内容包括哪些？

答：查办立项应包括以下五个要素：①确定查办的事由；②明确办理要求；③指明承办单位或承办人；④规定完成时限；⑤提出办结后的反馈要求。

第三节 发文办理程序

发文：是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。

发文办理：是指本机关的文件从拟稿到印制发出的整个运行过程。

发文办理程序：1）拟稿、审核与签发；2）核发、缮印与校对；3）用印、登记与分发。

发文办理的作用：是机关秘书工作的重要组成部分；是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策的重要方式；它对及时有效地实施领导、指导工作，处理问题起到重要的作用。

一、拟稿、审核与签发

1、拟稿

公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

拟稿的注意事项：

1）要符合党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定。

2）要情况确实、观点明确、条理清楚、文字精练，字词规范、书写工整、标点准确、篇幅简短。

3）文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应写具体的年、月、日。

4）如要引用某份文，应先引标题，后引发文字号。

5）涉及计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。

6）在使用简称时，应先用全称，并加以注明。

7）公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

2、审核

公文的审核是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。

审核的重点：

1）是否应由本机关办理；2）是否符合行文规则；3）内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；4）涉及其他部门或地区职权范围的事项是否经协商、会签；5）使用公文文种、公文格式是否规范。

公文审核内容：

1）查是否需要行文，以什么名义行文；2）查文稿内容与法律法规和政策及上级的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾；3）查要求和措施是否明确具体，切实可行。4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；5）查文字表述是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。6）查公文格式是否符合规定。

公文格式的审核主要包括：（1）查文种的使用是否恰当；（2）查公文标题是否能正确体现文件内容；（3）查公文格式安排是否得当。

目前公文审核中存在的主要问题：

（1）涉及几个部门的问题，主办单位事先未征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。

（2）本来由几个部门经过协商就可解决的问题，有的部门却不主动与有关单位联系，商量如何解决，而是各自从本部门的角度考虑，分别向上级机关行文要求给予批准；有些理应由主管部门处理的问题，有关单位配合不够，意见不一，以致造成互相扯皮，最后将矛盾上交。

（3）有些下行文件，涉及其他部门或地区的问题未协商一致就向下发出了，结果使下级单位在工作中实际上难以执行，也给发文机关造成了工作上的被动。

3、签发

签发是指机关领导人对文稿的最后审批。

文件的签发需要注意的几个问题：

①机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文；②以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签 发；③签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。④文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日；⑤几个相关或部门的联合发文，一肌应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。

二、核发、繕印与校对

1、核 发

公文的核发是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号，分送单位和印制份数的一项工作。

核发的内容和要求：

1）文稿是否报请有关领导人审批，手续是否完备，意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等；

2）文稿的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否准确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。

（3）编排发文字号。

（4）对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注。

（5）确定分送单位和印制份数。

2、缮印

缮印是指对已签发的公文定稿进行印制。

缮印的注意事项：

1）要忠于原稿，不通话随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落，如须改动，须经秘书或办公部门同意才行。

2）要做到文字准确，设计美观，页面整洁，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。

3）不要出现末页无正文现象。正式的公文，还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数，以此为封底。

4）要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。

5）要建立登记制度。

3、校对

公文的校对是指将公文的誉写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消除书写、打字上的错误。——校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。

公文校对的两种方法：

①由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；

②另一种方法是完全由承办人员负责校对。

校对的注意事项：

1）必须以原稿为准。

2）校对的方法原则上应当实行双人对制。一般公文应做到“一校一读”，重要的公文应坚持“两校一读”。

3）校对发现的错、漏字须以醒目色笔和统一符号标明。在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原错字处加字或减字。

4）校对完毕后应对文件的格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查，查对无误后，校对人在校样上签字，然后付印。

三、用印、登记与封发

1、用印

公文的用印是旨在印好的文件上加盖机关印章。

用印的注意事项：

1）公文用印时，须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。

2）公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。

3）联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。

4）公文用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。

5）公文用印要核实份数，超过份数的不能盖印。

2、发文登记

发文登记：一切发出的文件，均应进行登记。

发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找。

发文登记采用的形式为簿册式登记，又分为：

1）内收发的发文登记簿；2）内收发对外收发的送文登记簿；3）外收发的发文登记簿。

3、封发

封发是指对准备发出的文件进行健壮和发送。

封发文件应注意以下几点：

①文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行健壮。②收文机关的邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。字迹要清楚、工整。机关的名称要写全称或者通用的简称。③发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套加盖密件戳、急件戳、写明亲启。④文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。邮寄重要文件应有回执单，通讯员送递的，应有收件人签收。⑤会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，并应向与会人员带回的，也要履行签字手续，并应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。

（一）试述公文的签发是公文形成的关键性环节。P314

答：公文的签发是机关领导人对文稿的最后审批。公文的草稿经签发后，即为公文的定稿，公文就可据以生效。签发公文是机关领导人行使职权的重要表现，在自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改，对其所签发的公文内容和文字表述的正确性应负完全责任。

第十二章 公文的整理（立卷）与归档

第一节 归档文件整理工作概述

一、什么是归档文件整理工作

归档文件整理工作是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

宗旨：简化整理、深化检索。

适用范围：是各级机关、团体和其他社会组织。

二、★归档文件整理的意义

1）归档文件整理能够保持文件之间有机联系，便于文件的查找利用；

2）归档文件整理可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管；

3）归档文件整理为档案工作奠定了基础。文件材料以归档为界归档之前是文件，归档之后是档案。文件整理（立卷），是机关的公文处理工作与档案工作的交接环节，它既是公文处理工作的最后一道程序，又是档案工作的起点。所以人们把它称之为文书工作与档案工作的“结合部”。

第二节 归档文件整理（立卷）工作的组织

归档文件整理（立卷）工作是一项业务性，技术性较强同时又比较细致的工作。

一、建立和健全文书部门整理（立卷）制度

文部门立卷制度：是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。

1、文书部门立卷制度的确立与推行

为机关工作服务。

2、★文书部门整理制度优越性 （4、简述实行文书部门整理（立卷）制度的优越性。）

答：①由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高归档文件质量和整理（立卷）工作的效率。

②由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。

③由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。

④由文书部门整理（立卷），按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可促进机关档案工作，提高档案管理水平，更好的为机关工作服务。

二、公文整理（立卷）环节的选择

公文整理（立卷）环节的选择，亦是立卷地点的选择，是指机关的公文整理（立卷）工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责整理（立卷）的问题。

1、选择机关公文整理（立卷）环节应考虑的相关因素：

①被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理。

②对整理（立卷）环节所经手处理文件的数量有一定的要求。

③确定整理（立卷）环节时，还要考虑机关办公地点的分布情况。

④还要考虑文书工作人员的数量和配备情况及他们对业务的熟悉程度。

2、各类机关单位对公文立卷地点的正确选择：（5、怎么样选择公文立卷的环节？）

答：(集中式、分散式、集中式分散式相结合)

①对一些比较小的机关或基层单位来说，可以考虑由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行立卷的工作——集中式。

②对于一些中等机关或者大机关来说，如驻地比较分散，文件数量又比较多，而且业务分工又比较明确，则可以考虑各自确定立卷环节；如机构驻地比较集中，文件数量也不算很多，则可以考虑集中在秘书部门进行整理（立卷）。

③对财会、人事、信访、保卫等业务性质具有特殊的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行立卷。

④要恰当地选择和确定立卷人员。

三、明确公文整理（立卷）的范围

文书整理（立卷）的范围：就是确定机关工作活动中形成并处理完的文件材料哪些应该整理（立卷），哪些不该整理（立卷）。

文书整理（立卷）的范围=文件材料的归档的范围

1、应该整理（立卷）的文件材料的范围：

1）上级机关的文件材料：①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；②上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料；③上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等；④上级机关转发本机关的文件以及本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印制本。

2）本机关的文件材料

①本机关召开重要会议的文件材料；②本机关对外发出的各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿；③本机关重要性往来公文；④本机关及其内部职能部门活动形成的重要文件材料；⑤本机关处理群众来信来访的原件，记录及处理结果等；⑥本机关及下属机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件材料以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；⑦本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利等方面的文件材料；⑧本机关财产、物资、档案等的交换凭证以及与有关机关签订的合同、协议书等文件材料。⑨本机关党、工、团和内部组织机构要工作活动中形成的文件材料；⑩本机关外事活动和外事往来方面的文件材料。

3）同级机关和非隶属机关的文件材料

①同级机关和非隶属机关颁发的非机关主管业务但需要执行的法规性文件；②有关业务机关对本机关工作检查形成的文件。

4）下级机关的文件材料

①下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料；②下级机关报送的法规性备案文件以及重要的科技文件材料等。

2、☆不需要立卷归档的文件材料范围：

1）重份文件；

2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；

3）一些事务性的、临时必的没有查考利用价值的文件材料；

4）与本机关、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；

5）无特殊保存价值的信封；

6）本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。以及上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料等，均无需进行立卷。

★3、公文整理（立卷）的分工（7、简述公文整理（立卷）的分工。）

答：公文整理（立卷）的分工：是指哪一级的文件由哪几个机关或部门立卷。

其作用：主要是为了避免各党政机关或部门之间在立卷时发生不必要的重复或遗漏。

四种整理（立卷）分工情况：

1）上级党政机关的来文

①综合性、全面性的由机关办公秘书部门立卷归档；

②专业性、业务性的由业务部门立卷归档；

③上级业务主管部门的来文，由业务对口部门立卷归档。

2）本机关的文件

①由机关秘书部门起草或承办的，由机关秘书部门整理归档；

②有关业务部门起草或承办的，由有关业务部门整理归档；

③两个以上机关联合发文，正文和定稿由主办机关立卷归档，其他机关只保存印制件；

④其他机关针对本机关的文件，可视同本机关文件。

3）下级机关的来文

——哪个部门办理，由哪个部门整理归档。

4）会议文件

①以机关名义召开的会议所形成的文件材料，由机关秘书部门整理归档；

②由业务主管部门召开的专业性会议所形成的文件材料，应由召开会议的业务主管部门整理归档。

（一）什么是文书部门的立卷制度？P329

答：

（二）为什么小机关或基层单位选择集中式来进行公文处理（立卷）工作？P333

答：

（三）为什么要明确公文整理（立卷）的范围？P334

答：

（四）简述公文整理（立卷）的文件材料的范围？P334

答：

第三节 归档文件整理的原则与要求

一、归档文件整理的几个基本概念

1、归档文件

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。可以从以下几个方面来理解：

①指出归档文件的来源和范围；

②应于归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档；

③应于归档的文件，必须是能作为文件档案保存的各种纸质文件材料。

2、归档文件整理

归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。可以从以下几个方面来理解：

①归档文件的整理单位是“件”；

②归档文件的整理分为六个步骤。（文件整理的六步：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。）

3、件

件指归档文件的整理单位。

1）把“件”作为归档文件整理的基本单位的出发点是从检索的实际需要及减轻立卷工作量。一般以每份文件为一件，文件正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

二、归档文件的整理的基本原则

1）遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系；

2）区分文件的不同保存价值；

3）便于保管和利用。

三、归档文件整理的质量要求

1）归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

①书写材料——笔和墨水的使用，应使用钢笔、毛笔、碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁。不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。

②纸张——标准的A4型，60-80克胶版印刷纸或复印纸。

③装订材料——是指以“件”为单位装订时使用的装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等，应选用优质材料制成，以防断线、年久生锈及断裂等情况的发生。

第四节 归档文件整理方法与归档

一、归档文件整理方法的改革

1、以“件”为单位的归档文件整理方法与传统的“立卷”方法比较有哪些不同？

答：①取消案卷，实际文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程；

②界定“件”的要件，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文为一件”；

③分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体民政部组合及简化分类层次；

④装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可；

⑤文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用；

⑥归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章项目加以调整，只保留检索必备项目；

⑦取消案卷，只编以“件”为单位的归档文件目录；

⑧无需编页呈，目录改高“页数”项；

⑨归档文件直接装盒保管；

⑩⑾

二、★归档文件整理的方法的推行

2、推行以“件”为单位的归档文件整理方法以，应做好哪些方面的工作？（★如何推行文件整理方法？）

答：1）更新观念，增强改革意识；2）提高人员素质；3）加强硬件建设即加大对现代化基础设施的投入；4）注意新旧整理方法的衔接。

三、归档文件整理的工作步骤

（一）装订

3、简述归档文件整理的工作步骤。

答：按照《规则》的规定，归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。分述如下：

1）装订——装订是归档文件整理的第一步骤，可从实体上将归档文件的基本单位“件”确立下来。

2）分类——归档文件的分类，是指全宗归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。

3）排列——归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

4）编号——

5）编目——

6）装盒——

以“件”为单位进行装订时应做好以下工作：

 ①应对“件”内文件进行排列；

②对于用纸大于A4型的，按A4的民族教育折叠（宜单张）；

③装订前，应对不符合要求的文件材料进行必要的修整；

④装订前，应将“件”内的各项按一定方式对齐；

⑤装订用品必须符合档案保护要求。

4、归档文件以“件”为单位装订时，件内文件怎样排列？

答：“件”内文件的排列方法：（选择题型）

①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦不同文字文件无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；⑧中文文本在前，外文文本在后。

（二）分类

5、什么是归档文件的分类？归档文件的分类方法有哪些？

1）归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。

归档文件的分类方法：

①按年度分类；②按保管期限分类；③按机构（问题）分类；④几种分类方法结合运用。

（三）排列

归档文件的排列是指在分类方案的确定之后，同一全宗应保持分类方案的稳定。

归档文件按事由结合时间，重要程度排列的具体方法有：

1）对同一事由的归档文件，即一个作者，一个问题的文件，可按文件形成时间的先后排列或按文件的重要程序排列。

2）对不同事由的归档文件，可采用以下方法排列：

①按不同事由形成时间的先后排列——适用于“随办随归”的机关；②按事由的重要程度排列；③★对具有保存价值，但因故没有及时归档的零散文件，可将零散文件在相应类别归档文件的最后或与相关的归档文件装订成一件并在目录备注栏或备考表中加以说明——应尽力避免。

（四）编号

★加盖归档章的具体要求：

1）归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置，加盖归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。

2）填写归档章项目应使用碳素黑墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写，有条件的单位，还可将本单位的全宗号、保管期限刻在归档章上。

（五）编目

归档文件的编目是指编制归档文件目录。编目是归档文件整理工作的重要内容之一。

归档文件目录一年装订成一本；归档文件目录一般要打印三份，其中一份随文件入盒，一份随归档文件向档案馆（室）移交，一份留存以备查考。

归档文件目录由归档文件目录封面、归档文件整理说明和归档文件目录三部分级成。

编制归档文件目录封面的内容应包括：全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。

归档文件整理说明的内容应包括：本年度归档单位概况，内设机构以及党、政主要领导人变化情况，本年度文书档案整理归档情况等。

归档文件目录的内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

编制归档文件目录的填写要求：

①件号：填写室编件号；

②责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

③文号：是指文件制发机关的发文字号；

④题名：指文件的标题；

⑤日期：文件的形成时间；

⑥页数：以件为单位填写总页数，用于统计和核对；

⑦备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。

（六）装盒

装盒——指将归档文件按编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等工作内容。

①档案盒封面：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。

②盒脊：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。

③备考表：盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期（随文件装盒）。

装盒要求：应按分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中。不同形成年度、不同保管期限、不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一个档案盒中。

档案盒的作用是存放和保存归档文，它不具备档案保管单位的作用。

归档文件装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中，其具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。装盒时应视文件的多少选择档案盒的厚度。（单选或多选）

四、公文归档

机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒后，逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。文件材料整理归档，能保证本机关档案齐全完整，便于查找利用，又可为党和国家积累档案财富。

1、公文归档制度的主要内容

机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒以后，逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。

归档制度的主要内容是：

1）归档范围：凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。

2）归档时限：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。

3）归档要求：①应归档的文件材料齐全、完整；②文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷。③归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。

2、归档文件的交接手续完成后，机关文书部门就成了上一年的文书工作，归档文件被机关档案部门接收后，就进入了档案管理阶段。

归档文件的排列方法

归档文件按事由结合时间，重要程度排列的具体方法有：

1）对同一事由的归档文，可按文件形成时间的先后排列或者按文件的重要程度排列。

2）对不同事由的归档文件，可采用按不同事由行程时间的先后排列和按事由的重要程度排列。

3）对具有保存价值，但因故没有及时归档的零散文件，其排列方法是：可将零散文件排列在相应类别归档文件的最后呀与相关的某件归档文件装成一件，然后在归档文件目录备注栏或备考表中加以说明。

归档文件以“件”为单位装订时，件内文件排列

“件”内文件排列方法是：

①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；

④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后。

⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；⑧中文文本在前，外文文本在后。

（一）归档文件为什么要按保管期限进行分类？P349

答：按三种保管期限分类的方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时，为库房排架管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。

（二）简述公文归档质量的基本要求。P364

答：归档文件在质量上应符合以下要求：

1）应归档的文件材料齐全、完整；

2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；

3）归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。

（三）如何制作归档文件目录表？

（补充）附录：

最新公文写作与处理规范

（2012中办、国办制定颁发）

一、公文的特点和作用

二、公文种类

三、公文格式

四、行文规则

五、公文拟制

六、公文办理

七、公文管理

第一部分公文特点和作用

公文是党和国家机关在治国理政的进行中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。

公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。

一、公文的特点

1）是权威性和政策性。

2）是针对性和指导性。

3）是规范性和约束性。

4）是程序性和严密性。

5）是对应性和定向性。

第二部分 公文种类

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发﹝2012﹞14号）

公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请求、批复、议案、函、纪要。

与原《条例》和原《办法》的不同：

1）注重继承保留，文种数量相对减少。原《条例》和原《办法》共18个文种；最终《条例》确定党政机关公文主要文种15个，去掉了“指示”、“条例”、“规定”。

2）原则上不区另党政机关文种适用对象。只有命令（令）、议案两个文种例外。

一、区分公文种类的功用

1）是体现公文性质。

2）是反映行文方向。

3）是表达行文目的。

4）揭示公文特点。

二、公文种类

决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准。

公告：适用于向国外宣布重要事项或者法定事项。

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。

意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法。

通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

批复：适用于答复下级机关请示事项。

议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

三、近似文种异同辨析

决议与决定：主要区别是是否经过会议集体讨论并表决通过。

决定与命令：使用权限、使用和表达上有区别。

公告与公报：公告多用于宣布重大消息，内容简要，公报较具体。

公告与通告：使用者、发布内容、公布范围上有区别。

通知与通告：主要是适用对象有区别。

通知与通报：内容的侧重点不同。

意见与报告：行文方向和内容有区别。

意见与请示：行为方向和内容上有区别。

请示与报告：对上级要求、行文时间、文种性质和行文目的的不同。

请示与函：行文时间、方向、功能、结果上有区别。

纪要与决定：适用对象、表达等方面有区别。

决定、命令（令）、通报：适用范围和程序不同。

四、文种选用常见的问题

一、缺少文种                二、使用非法定文种

三、文种重叠                四、生造文种

五、文种作为公文标题        六、文种混用

七、同类公文使用不同文种    八、错用文种

主要表现在报告和请示的错用

报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。

1、行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。

2、公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。

第三部分 公文格式

公文的结构，总的来看包括以下两个部分：

公文的外部形式：

——格式，即国家标准规定的固定格式。

公文的内部组织：

——内容，即公文的主体部分。

一、公文格式要素划分

主体：首页红色隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。

包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件